A beszerzési politika írása az időpocsékolásnak tűnhet, különösen egy kis cégnél. De egy formális politikának, amelyet minden alkalmazott megért, segít biztosítani, hogy az operatív pénzét bölcsen költeni. Ahogy nő, az írásos irányelvek kritikusak lesznek a sikerhez. Írja be a beszerzési politikáját azoknak, akik ezt szem előtt tartják. Ha nem tudják megérteni a politikát, vagy ha a folyamat túl bonyolult vagy nehézkes, a munkavállalók csalódást okoznak, és nagyobb valószínűséggel hibáznak, vagy szándékosan figyelmen kívül hagyják a politikát, hogy elvégezzék a munkát.
Döntse el, hogy ki lesz jogosultsága vásárolni a vállalat nevében. Állítsa be a beszerzési hatóságra vonatkozó korlátozásokat, és határozza meg, hogy ki fogja jóváhagyni a vásárlásokat ezen határértékek felett.
Írjon útmutatást a szállító kiválasztásához. Határozza meg, hogy az ajánlati folyamat hogyan fog működni, és hogy hány ajánlatot kell beszerezni minden egyes lehetőségről. Magyarázza el az összes olyan kritériumot, amelyet a vásárlók az ajánlatok értékelésére használnak. A kritériumok magukban foglalhatják az árat, a minőséget, a biztosítást, az eladó működésének hosszát és így tovább.
Adja meg azokat a körülményeket, amelyek mellett a munkavállalók szerződést köthetnek. Ismertesse a szerződés-jóváhagyási folyamatot, és adja meg a szerződéskötésre vonatkozó jogosultságot. Állítsa be a maximális szerződéses határértéket. Meg kell határozni, hogy milyen gyakran kell értékelni a rendszeres szolgáltatási szerződéseket.
Állítson be szabályokat az ajándékok és az étkezések elfogadására. Egyes cégek lehetővé teszik az étkezést, de nem ajándékokat, míg más vállalatok ajándékokat adnak egy bizonyos dollárértékig. Egyes cégek lehetővé teszik a csoportos ajándékokat, de nem személyes ajándékokat és néhány tiltó szállító ajándékot.
Az összeférhetetlenségi politika kidolgozása. Néhány vállalat megtiltja a munkavállalóknak, hogy olyan vásárlókat vásároljanak, akiknek érdekeltsége van: mások kiterjesztik a tilalmat olyan vállalatokra, amelyekben egy közeli barát vagy családtag érdekel. Még mások nem használnak ilyen korlátozást.
Bizalmassági irányelvek létrehozása. Meghatározza, hogy milyen típusú információkat tartanak bizalmasnak, és állítsuk be azt az időtartamot, amely alatt az ilyen információk birtokában lévő alkalmazottak számára tilos kiadni.
Magyarázza el a rendelési rendszerét. Utasításokat adhat a megrendelések írására és kiadására. Ha a számítógépes rendszer lehetővé teszi a minimális készletszintek beállítását és a riasztás beszerzését, amikor ezek a szintek elérik, magyarázza el, hogyan kell ezt elvégezni. Ha üzlete árucikkeket tárol bar-kódolással vagy más számítógépes rendszerrel, akkor adja meg a meglévő termékek megváltoztatására és az újak létrehozására vonatkozó utasításokat.
Dokumentálja azt a politikát, amelyet más alkalmazottak, például a befogadó személyzet használnak, hogy a beszerzési ügynököket ismerjék a hiányzó, sérült vagy helytelen szállítmányokról.
tippek
-
Mielőtt aláírná, érdemes lehet ügyvédet megvizsgálni bármely szerződéses dokumentumot.
Nyomtatási irányelvek nyomtatása a logó papírra.
Figyelem
A nyilvánosan kereskedett vállalatoknak általában szigorú összeférhetetlenségi politikájuk van. Forduljon egy ügyvédhez, ha vásárlási politikát ír elő egy nyilvános vállalat számára.
