Ha megoldást javasol egy régóta fennálló problémára, akkor a menedzsere felkéri Önt, hogy nyújtson be hivatalos javaslatot. Bár a hossza a szükséges információktól függően változik, a legtöbb hivatalos javaslat a hivatalos jelentésekhez hasonló főbb összetevőkből áll. Ezek általában magukban foglalják az előzetes, a test és a kiegészítő részeket. Amint azt a név is jelzi, a javaslat előzetes része bemutatja az olvasót a koncepcióhoz.
Cím részletei
A címcíme a javaslat első oldala, amelyet közvetlenül a fedőlap után helyeztek el, amely nem más, mint a cím. Ezt követi a címoldal, amely a cím mellett az író nevét és azt a személy nevét is viseli, aki felhatalmazta az írót a pályázat benyújtására, valamint nevét, hivatalos címét és elérhetőségeit. Ezen az oldalon fel kell tüntetni a javaslat benyújtásának dátumát is.
Levelek
Az írásban jóváhagyott pályázatoknak tartalmaznia kell a címoldalát közvetlenül követő engedélyezési levelet. Ezt követi a pályázat írójának írt továbbító vagy fedőlapja. A fedőlapnak a címzetthez kell fordulnia, és a címét meg kell jelölnie. Ez a hivatalos levél általában tájékoztatást nyújt a dokumentum céljáról, anélkül, hogy belefoglalná a dokumentum tartalmának részleteit vagy a szerző megérkezésének következtetéseit. Az író használhatja a fedőlapot, hogy elismerje a javaslat elkészítésekor kapott segítséget.
Tartalomjegyzék
A tartalomjegyzék tartalmazza a javaslat szerkezetét. Tartalmaz egy átfogó listát a dokumentumban található fejlécekről, valamint az egyes oldalak melletti megfelelő oldalszámot. Létfontosságú, hogy ezeket a fejezeteket elegendő hiányosságokkal és vezetőkkel összehangolják, hogy egyértelmű tájékoztatást nyújtsanak. Ha a javaslat jelentős számú számot, táblázatot, grafikonot vagy más vizuális segédeszközt tartalmaz, azokat a különálló oldalakon, az „Illustrációk listája” felsorolásával azonnal fel kell tüntetni a tartalomjegyzék után.
vezetői összefoglaló
Ez a rész tömör információt tartalmaz a javaslatban megjelenő tartalmakról. A tartalomjegyzékben szereplő vázlatot követve az összefoglaló bemutatja a témát, ad releváns adatokat, és összefoglalja a javaslatot tevő következtetéseit és ajánlásait. Ennek az összefoglalónak az a célja, hogy madárszemléletet nyújtson a témáról, hogy az elfoglalt vezetők gyorsan felfedezhessék. Habár ez a javaslat fő része előtt jelenik meg, ezt a részt könnyebb összeállítani az egész dokumentum összeállítása után.
