Esetenként előfordulnak olyan idők, amikor az, hogy képesek legyenek látni, hogyan történik valami, könnyebb megérteni. A folyamat folyamatábrái a folyamat minden egyes lépését a térképhez hasonló írásos formában azonosítják. A folyamat folyamatábrái különösen hasznosak lehetnek, ha a szervezetek a munkafolyamatot egyszerűsítik. A folyamatábra lehetővé teszi, hogy a döntéshozók azonosítsák a folyamat minden egyes lépését, és látják a lépések kölcsönhatását is. A folyamat folyamatábrája bármely szervezetben megvalósítható.
A szükséges elemek
-
Találkozóhely
-
Papír
-
ceruzák
-
Fehér tábla markerekkel
-
"Írja be a típusba" jegyzeteket
-
Szófeldolgozó szoftver
-
Flowchart szoftver
Gyűjtse össze a csapattagokat egy csendes találkozóhelyen. A helynek elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy a csapattagok mozoghassanak, megfelelően elkülönültek legyenek, így a beszélgetés nem befolyásolja az iroda többi részét, és fehér táblával rendelkezik a folyamatfolyamat megjelenítésére, ahogyan azt megvitatták. Mindegyik csapat tagjának papír / ceruza és "post to type" jegyzeteket kell tartalmaznia.
Tájékoztassa a csapatot arról, hogy milyen folyamatról van szó. Kérje meg a csapatot a folyamat minden lépését. Írja be a lépéseket a fehér táblán. Ne aggódj, hogy az első vagy utolsó lépések milyen lépéseket tesznek - csak írd le a folyamat minden lépését. Amikor a folyamat összes lépése fel van sorolva, akkor a csoporttal egyetértés, hogy minden lépést leírtak. Írjon le minden egyes lépést egy egyéni "post-type" feljegyzésre. Törölje a fehér táblát.
Döntse el, hogy melyik lépésben indul el a folyamat. Ragaszkodjon a lépcsőhöz a bal szélen. Döntse el, melyik lépés befejezi a folyamatot. Ezt a lépést a tábla jobb oldalán helyezze el. Határozza meg a folyamat második lépését, és helyezze el az első lépés jobb oldalán. Folytassa ezt a folyamatot minden lépéssel, amíg a folyamat minden lépését sorrendben helyezik el a bal oldali első lépéstől a jobb oldali utolsó lépésig. Ez a folyamat általában a csapattagok között eltart egy bizonyos elkötelezettséget a konszenzus elérése érdekében.
A folyamat minden lépéséhez hozzárendelje a megfelelő szimbólumokat. A folyamat elején és végén ovális szimbólumot használnak. A folyamat első és utolsó lépésénél írjon ovális képet a "post-it type" feljegyzésre. Minden egyes további lépést a négyzet azonosít. Minden döntést gyémánt azonosít. Konszenzussal jöjjön össze az egyes csapattagokkal arról, hogy milyen típusú szimbólumot kap a jegyzet. Ha elkészült, rajzoljon vonalakat az egyes jegyzetekből a folyamat következő megjegyzéséhez.
Elemezze a folyamatábrát. A legtöbb folyamat hatékonyabbá tehető, ha a folyamat egy diagramon megtekinthető. Ellenőrizze az ismétlődő lépéseket vagy a szükségtelen munkafolyamat leállását, mint például a vezetői jóváhagyások vagy a felesleges újraírások.
A munkafolyamat folyamatos másolásához használjon szövegszerkesztő szoftvert vagy folyamatábrázoló szoftvert. Mentse el a folyamat folyamatábráját a folyamatfolyamatok továbbfejlesztésének kiindulópontjaként.
