Senki sem szereti a rossz híreket, különösen a munkavállalóknak. Azonban, ha az üzlet leáll, gyakran szükség van arra, hogy az embereket leváltsa vagy csökkentse az órákat. Ezek az üzenetek különösen nehezen írhatók egy levélben, mert úgy tűnik, hogy nem számít, hogy a tényeket hogyan állítja be, a címzettek dühösek és idegesek lesznek. Szerencsére, néhány tervezéssel írhat egy levelet, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára a könnyű leállást, és segít nekik megérteni az órák csökkentésére vonatkozó döntésének nehézségét.
Írja be a dátumot. Ugrás egy helyet. Ha személyre szabja a levelet az egyes alkalmazottak számára, használja a szövegszerkesztő program levelezési funkcióját a nevek és címek hozzáadásához. Másik lehetőségként a belső címet teljes egészében kihagyhatja, és általános levelet írhat, ha egyszerűen csak túl sok alkalmazottja van, hogy személyre szabott másolatokat készítsen.
Nyissa meg a levelet, ha beírja a "Kedves (beilleszteni a munkavállaló nevét)", majd a kettőspontot. Ha általános levelet ír, írja be a "Kedves értékelt alkalmazott" szót, majd egy kettőspontot.
Indítsa el a levelet a háttérben. Magyarázd el, hogy a cég pénzt veszít, és mit próbáltál megcsinálni a visszaesés ellen. Írjunk egyértelműen, de elég részletesen, hogy az alkalmazottak megértsék, hogy a vállalat nehéz időkben megy keresztül. Ne említsük meg a csökkentett órákat az első bekezdésben, mert az alkalmazottak valószínűleg csak leállnak, és elveszíti a lehetőséget, hogy megmagyarázza a helyzetet, vagy megpróbálja megőrizni a goodwillt.
Magyarázza el a második bekezdésben foglalt órák csökkentését. Pontosíts. Hány órát várnak a munkavállalók minden héten elveszíteni? Mikor térnek vissza normál ütemezésükhöz, ha van ilyen? A munkatársak sok kérdéssel rendelkeznek, és ezek megoldása megakadályozza a zavarokat és a telefonhívásokat az irodába.
Hangsúlyozzuk a jó híreket, ha vannak ilyenek. Például, ha csökkenti az órákat, hogy elkerülje, hogy bárki leálljon, mondja meg. Ha olyan stratégiája van, amelyről úgy gondolja, hamarosan visszaadja az üzletet a feketebe, hagyja, hogy az alkalmazottak érzékeljék az optimizmusodat. Még akkor is, ha a jó hír viszonylag kicsi, segíteni fog az alkalmazottnak, hogy érezze, hogy a legjobban érdekli.
Adja meg az akció információkat az utolsó bekezdésben. Ha a munkavállalóknak valamit kell tenniük, mint pl. További papírmunka kitöltése, tudassa velük. Köszönöm nekik, hogy ebben a nehéz folyamatban veled tartottak.
