Az értekezlet jegyzőkönyve az üzleti megbeszélés során megvitatott valamennyi fontos információ és minden döntés. Általában a kijelölt percfelvevő papírra vagy laptopra rögzíti a találkozót. A találkozó jegyzőkönyvei biztosítják, hogy az ülésen semmilyen jelentőséget ne felejtsünk el, és megakadályozzák a jövőbeli nézeteltéréseket a résztvevők kijelentéseiben. A találkozó jegyzőkönyvei azok számára is hasznosak, akik nem tudtak részt venni az ülésen. Győződjön meg róla, hogy mindent megfelelően rögzített, néhány ülés jegyzőkönyvének követésével.
Az ülés kezdete előtt gyűjtsön információkat a fogadótól, mint például az összes résztvevő neve, az ülés célja és az ülés napirendje. Ez segít követni a beszélgetést. A percenkénti felvételre jobban összpontosíthat, ha nem vagy a fő találkozón. Ha bizonytalan, erősítse meg a szerepét a fogadóval.
Figyelmesen figyelje meg a találkozót. Kerülje el az olyan figyelemelterelést, mint a mobiltelefonok, vagy ha laptopot hozott, ellenőrizze az e-maileket, vagy szörfözött az interneten. Fókuszáljon a vita során.
Csak a fő pontokat rögzítse. Minden részlet írása lehetetlen és felesleges. Döntse el, mi fontos a találkozó céljának figyelembe vételével. Jegyezze fel a véleményeket és javaslatokat, amelyekkel kapcsolatban nem értettek egyet, és nem értettek egyet, és a meghozott döntéseket.
Ha lehetséges, parafrázza. Az állítások szó szerinti írása nem szükséges, és túl sok időt vesz igénybe. A parafrázás azt mutatja, hogy megértette, hogy a résztvevők megvitatják.
Számolja be az oldalakat, ha tollal és papírral írja, hogy elkerülje a papírok összekeverését.
Ha szükséges, kérdéseket tesz fel. Ne félj, hogy szüneteltesse vagy tartsa meg az ülést, ha meg kell vizsgálnia, hogy mit mondott valaki.
Kérdezzen közvetlenül az ülés után, miközben az információ még mindig friss az elmédben, ha tisztázni kell egy olyan kérdést, amely túlságosan bonyolult ahhoz, hogy az ülés során megjelent.
Írjon a lehető legpontosabban. Pillanatfelvevőként a szereped nem a véleményed, vagy a cenzúrázás megvitatása, hanem inkább az, hogy pártatlanul foglalja össze azt, amit mondott.
Ellenőrizze a jegyzeteket a helyesírás, az írásjelek és az egyértelműség szempontjából, amikor később felülvizsgálja azokat. Írjon be egy jó példányt, mielőtt elosztja a perceket a szükséges embereknek.
