Az összes vállalat jövedelmének és költségének nyomon követése túlnyomónak tűnik, még akkor is, ha kisvállalkozást futtat. Számítások készülnek, jelentések készítése, számlák fizetése és adók megadása. A havi, negyedéves és évente összeállítandó pénzügyi adatok listája gyakran végtelen.
A jó hír az, hogy a kisvállalati számviteli szoftverek segítenek a folyamat racionalizálásában. A megfelelő szoftver lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse az összes pénzügyi információt egy helyen, és hozzáférhessen a valós idejű jelentésekhez, amelyekkel a vállalat zökkenőmentesen működhet.
Miért van szükség kisvállalati számviteli szoftverre?
A kisvállalkozások számviteli szoftvere lehetővé teszi, hogy még a leginkább matematikailag kifogást emelje a pontos pénzügyi nyilvántartások fenntartását. Ahelyett, hogy manuálisan nyomon követné az asztali számítógépen a táblázatokból származó vásárlásokat, bevételeket és nyereségeket, időt és munkaerőt takaríthat meg azáltal, hogy mindent nyomon követ egy elektronikus számviteli programban.
Számos előnye van a kisvállalati számviteli szoftverek használatának, amelyek segíthetik a vállalat hatékonyabb működését. Az előnyök némelyike a következők:
- Racionalizálja könyvelését. A kisvállalkozások számviteli szoftverével hozzáférhet a pénzügyi információkhoz egy helyen. Nem kell több szervezeti egységgel ellenőrizni a szükséges információkat, vagy várnia kell a hónap végéig, hogy megnézze a pénzügyi adatokat. Ehelyett bármikor bejelentkezhet a számviteli szoftverébe bármelyik nap vagy éjszaka bármely eszközről, hogy megnézze, hogy a számlákat fizették-e ki, a leltárt küldték-e, a vállalat melyik része nyereséges, és hol lehet javítani.
- Csökkenti az emberi hibát. Függetlenül attól, hogy az alkalmazottak mennyire kompetensek, mindig van hely az emberi hibákra. A kisvállalkozások számviteli szoftvere csökkenti a számítások és a jelentések hibáját a pénzügyek elektronikus nyomon követésével. Amikor a számlázási, számlázási, számlázási és számlázási folyamatok folyamata a számviteli szoftveren keresztül történik, ez növeli a pénzügyi adatok pontosságát.
- Lehetővé teszi a csapat együttműködését. A kisvállalati számviteli szoftver lehetővé teszi, hogy egynél több személy hozzáférjen a vállalat pénzügyi információihoz. Előfordulhat, hogy a bérszámfejtés, a marketing, a leltár és az értékesítés kezelése során az emberek hozzáférhetnek a vállalat valós idejű pénzügyi információihoz, hogy jobban tudják ellátni feladataikat. A felhőn alapuló számviteli szoftverrel, vagy minden egyes személy számítógépére betöltve, a cég személyzetének tagjai bejelentkezhetnek és megkaphatják a szükséges információkat.
- Betekintést nyújt. Egy kis gomb megnyomásával a kisvállalkozások számviteli szoftvere azonnali nagy képeket adhat Önnek cége számára. Ezek alapján jobban testre szabhatja kiadásait, értékesítési erőfeszítéseit, leltárát és személyzetét, hogy a vállalat nyereségesebb legyen.
- Az információ biztonságos marad. A mai számviteli szoftver biztonságos, biztosítva a vállalat adatait a vállalaton belül. A legtöbb szoftver titkosítja az információt, hogy csak a vállalathoz férhessen hozzá. Sokan egyéni bejelentkezést biztosítanak minden munkavállaló számára, hogy csak bizonyos emberek láthassák a pénzügyi információk bizonyos aspektusait. Például megadhatja a humánerőforrás-menedzsernek hozzáférést a munkalapokhoz és a bérszámfejtéshez, és nem a vállalat összes többi pénzügyi információjához. Ha közvetlenül a könyvelési szoftverébe fogadja el a kifizetéseket, akkor ezek is titkosítva vannak.
- Azonnali jelentéseket készít. A legtöbb kisvállalkozói számviteli szoftver lehetővé teszi, hogy testre szabja a szükséges jelentéseket, és azonnal hozzáférhessen hozzájuk, amikor csak akarja. Az ilyen jelentéseket azonnal nyereség- és veszteségkimutatásként, értékesítési adóbevallásként, számlázási előzményként, kifizetett összegként és költségjelentésekként húzhatja. Ez segít csökkenteni azt az időt, ameddig az alkalmazottak az ilyen típusú információkat összeállíthatják. Még automatikusan generál olyan jelentéseket is, amelyek az Ön számára érthető módon jelennek meg, például kördiagramok vagy grafikonok.
- Iparági specifikus jelentést biztosít. Ha olyan kisvállalkozói számviteli szoftvert választ, amely az Ön iparágára jellemző, akkor ne kelljen személyre szabni, ami növelheti a szoftver árát. Hozzáférést kaphat a vállalat számára értékesebb jelentésekhez is. Például, ha Ön egészségügyi szolgáltató, szüksége lehet olyan funkciókra, amelyek lehetővé teszik a biztosítótársaságok számlázását. Ha olyan szoftvert talál, amely az egészségügyi ágazatra jellemző, valószínűleg ez a funkció lehet, vagy meglehetősen megfizethető kiegészítő. A generikus iparágakhoz tartozó szoftverek esetében ez a funkcionalitás létrehozása a vállalat számára vezetheti a szoftver árát.
- Folyamatosan tartja a legjobb gyakorlatokat. A kisvállalkozások számviteli szoftvere megőrizheti üzleti helyzetét a legjobb számviteli gyakorlatban. Az új funkciókkal kapcsolatos automatikus szoftverfrissítések és oktatóanyagok segítségével a legfrissebb jelentési és adózási gyakorlatok tetején maradhat anélkül, hogy a könyvelőre kellene támaszkodnia.
A megfelelő kisvállalkozói fiókszoftver kevesebb fejfájást jelent az Ön számára és több időt biztosít a személyzet számára, hogy az energiáikat máshol összpontosítsa. Szóval hogyan választja ki a megfelelő szoftvert a vállalat számára?
Milyen számviteli szoftver a legjobb egy kisvállalkozás számára?
A kisvállalkozások számviteli szoftverének a vállalat számára történő eldöntése gyakran a folyamat legegyszerűbb része. A nehezebb rész az, hogy melyik konkrét szoftvert kell használni.
A piacon számos lehetőség áll rendelkezésre, amelyek többsége egyedi üzleti igényeihez és igényeihez igazítható. Mielőtt elkezdené azt a folyamatot, amely meghatározza, hogy melyik kisvállalkozói könyvelési szoftvert kell letölteni vagy regisztrálni, győződjön meg róla, hogy tudja, milyen funkciókat szeretne. Szánjon időt a lehetőségek és az egyes ajánlatok jellemzőinek kutatására.
Hozzon létre egy listát a kívánt funkciókról, és egy másik listát azokról, amelyeket szeretne, de nélkülözheti. Ezek a következők lehetnek:
- Készletgazdálkodás.
- Banki
- Bérszámfejtés és idősor követése.
- Számlázás
- Követelések.
- Számlázható órák.
- Értékesítési jutalékok.
- Automatikus számlázás.
- Több felhasználó.
Amint tudod, hogy mit akarsz, kezdj meg az opciók árképzésével. Döntse el, hogy szeretné-e letölteni a kisvállalkozói számviteli szoftvert a számítógépén, vagy ha inkább hozzáférést biztosít egy felhőalapú programhoz, amely bármely eszközről elérhető. Az általad választott program, a kívánt funkciók és az elvégzendő testreszabás alapján az árak széles skálája található. A végső döntés meghozatala előtt szem előtt kell tartania a költségvetést, szem előtt tartva, hogy a költségeket a testreszabás mellett választja.
Azt is fontolja meg, hogy melyik kisvállalkozói számviteli szoftver a leginkább intuitív. Bár sok termék hasonló tulajdonságokkal rendelkezik, a tényleges műszerfal és a termék végrehajtása változhat. Válasszon egyet, amelyet kényelmesnek kell lennie, ezért győződjön meg róla, hogy a bemutatott termékek bemutatóját látja. Így érzi magát, hogy hogyan használja a terméket, és ha elég könnyű ahhoz, hogy navigáljon. Az utolsó dolog, amit szeretne tenni, sok pénzt fektet be egy kisvállalati számviteli szoftver letöltésbe, amely túl frusztráló ahhoz, hogy használhassa.
A program kipróbálásán túl, vegye fel a listát azokról a referenciákról, amelyek az Ön által érdekelt szoftvert használják. Ha lehetséges, keressen olyan személyt, aki hasonló iparágban van, mint az Öné, mivel valószínűleg ugyanúgy használják a szoftvert, mint a megtennéd. Kérdezzen a megvalósítási folyamatról, hogyan működik a testreszabott funkciók, és hogyan reagál az ügyfélszolgálati csapat. A kapott válaszok segítenek a legjobb döntés meghozatalában.
Ha van ilyen, a döntés meghozatala előtt jelentkezzen be az IT-részlegébe. Lehet, hogy tárolási vagy sávszélességkorlátozásai bizonyos programok megvalósíthatatlanná válnak a vállalatnál. Ennek technikai jellemzői a legjobban azok számára állnak, akik jól ismerik a vállalat számítógépes hálózatát.
Van-e ingyenes kisvállalati számviteli szoftver?
A megfelelő kisvállalati számviteli szoftver befektetés lehet. Ha nem vagy készen áll a pénzügyi kötelezettségvállalásra, ingyenes online könyvelési szoftvert találhat ingyenesen.
A kisvállalati számviteli szoftver, amely általában ingyenes, csak nagyon alapvető számviteli funkciókat tesz lehetővé, például számlák és számlázási ügyfelek fizetésére. Egyes kisvállalati számviteli szoftverek, amelyek ingyenesen korlátozzák a többi funkciót, például a megengedett felhasználók számát, az összekapcsolható bankszámlák számát és a korlátozott jelentési funkciókat.
A piacon vannak olyan ingyenes számviteli szoftverek, amelyeknek több nyomó tulajdonsága van, de más területeken is hiányozhat. Például a szoftver lehetővé teszi a szükséges pénzügyi kimutatások létrehozását, de nem nyújtanak szükséges ügyfélszolgálatot. Ha nem vagyunk nagyon technikailag értelmesek, az ügyfélszolgálati támogatás hiánya megnehezítheti a szabad szoftvert.
Ha valami alapvetőet keres, ami a számviteli szoftverek használatának ritmusába kerül, a kisvállalkozások számviteli szoftvere, amely ingyenes, jó belépési szintű számviteli program lehet az Ön számára. Sokan lehetővé teszik, hogy több fizetett funkcióra frissítsen, mivel kényelmesebbé válik a szoftver használata. Csak vegye figyelembe, hogy nem fogja tudni elérni sok ilyen funkciót, ha csak a szoftver ingyenes verzióját használja.
Ha az ingyenes útvonalat választja, győződjön meg róla, hogy kiválaszt egy terméket, amely némi nevet ismeri. Olvassa el a többi felhasználó véleményét, és lehetőség szerint ajánlásokat kapjon. Mivel érzékeny és fontos vállalati információkat ad meg, nem szeretné, hogy csak olyan kisvállalati számviteli szoftvereket töltsön le, amelyeket online talál.
Szükségem van egy könyvelőre is?
Lehet, hogy csodálkozol, ha még mindig szüksége van egy könyvelőre, ha elektronikusan nyomon követi az összes pénzügyi adatait. Általában a válasz igen. Jó ötlet, hogy egy hitelesített szakmai könyvelő ellenőrizze az információkat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden helyesen követi-e a nyomon követést, és hogy nem hagyott figyelmen kívül semmit, ami létfontosságú lesz az adóidőben. A könyvelő szintén frissíteni fogja a legfrissebb adózási rendelkezéseket és követelményeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindig megfelel.
A legtöbb kisvállalkozói számviteli szoftver egyik funkciója az a képesség, hogy könyvelői hozzáférést nyújthatnak a szoftverhez. Általában meghívhatja könyvelőjét a fiókjába, hogy láthassa az összes olyan információt, amire szüksége van ahhoz, hogy a pénzügyeit megőrizze. A könyvelő korlátozott funkcionalitással rendelkezik ahhoz, hogy az Ön engedélye nélkül nem tudnak változtatni.
Ha már rendelkezik könyvelővel, érdemes megkérdezni, hogy mit javasol a kisvállalkozások számviteli szoftveréhez. Tekintettel a vállalat ismereteire, előfordulhat, hogy néhány konkrét ajánlást tartalmaz arra vonatkozóan, hogy mi lenne a legjobban az Ön számára. Lehet, hogy bizonyos preferenciákkal rendelkezik, hogy melyik szoftver integrálódik a legjobban azzal, amit a végén használ.
A megfelelő kisvállalati számviteli szoftver megtalálása az Ön vállalkozásának számára hosszú távon jobban meg fogja találni a pénzügyi sikert. Ügyeljen arra, hogy a megfelelő alapokat és kutatást végezze el, hogy kiválasszon egy olyan terméket, amely megfelel az Ön tapasztalati szintjének, cégének és iparának. A vállalat jövőjébe történő befektetés, melyet biztosítani akar az első alkalommal.
