Függetlenül attól, hogy Ön alkalmazottja egy jelentést készít a főnöke számára, vagy egy vállalkozás tulajdonosa, aki a főigazgatója számára jelentést tesz, a legjobb eszköz a „miért-mi-hogyan” keret. Miért írod ezt a jelentést? Milyen információkat kell tudnia az olvasónak? Hogyan fogja bemutatni ajánlásait vagy következtetéseit? A szerkezet követése logikus áramlást biztosít a dokumentumhoz. Ez adja a főnöködnek vagy a végrehajtónak a pontos információkat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy egy jól tájékozott üzleti döntést hozzanak.
Fókuszban a Miért
Értse meg, miért írja a jelentést. Alapvető fontosságú, hogy egyértelmű legyen a jelentés célja, különben a rossz közönséghez igazíthatja az írást, vagy elhagyhatja az alapvető információkat. Ha szükséges, kérdéseket tesz fel. Ha a jelentést több részlegnek osztják szét, fontolja meg, hogy az egyes részlegeket meg kell-e felelni az egyes részlegek aggályaira.
Döntse el, hogy mely információkat tartalmazza
Gyűjtsük össze a szükséges információkat, például pénzügyi adatokat, diagramokat és grafikonokat. Interjú az emberekkel, akiknek véleményei relevánsak a jelentésében. Ezután döntse el a legfontosabb pontot vagy pontokat, amelyek szerint a közönségnek tudnia kell. Először írjon néhány olyan bekezdést, amely kiemeli a kiemelkedő pontokat, vagy strukturálja az adatokat egy pontok listájára.
Döntés az ajánlás bemutatásáról
Adjon meg egy címet a jelentésnek. Röviden írja le a megbízás részleteit vagy a jelentés írásának okait. Ismertesse az adatgyűjtés módját. Logikusan szervezze meg a jelentés testét, például az alapvető témák szerint. Győződjön meg róla, hogy elegendő információt tartalmaz ahhoz, hogy alaposan megvizsgálja a témát. A megállapításai alapján zárja le a jelentést a következtetéseivel vagy ajánlásával.
Adjon hozzá összefoglalót
Visszatérés a jelentés elejéhez, és adjunk hozzá egy bekezdést, vagy kettőt, amely összegzi a jelentés főbb pontjait. Alternatív megoldásként használhatja a golyópontokat az ötletek strukturálásához. Az összefoglaló minden lehet, hogy a főnökömnek ideje olvasni, ezért győződjön meg róla, hogy minden releváns információt tartalmaz. Röviden, mi a jelentés? Mik a főbb megállapítások? Mit javasol vagy javasol? Mi történik ezután? Szerkessze az összefoglalót, amíg a jelentés lényegét egy vagy két perc leolvasási időn belül továbbítja.
Formázza meg a jelentést
Ha van egy vállalati stílus útmutató, győződjön meg róla, hogy követi azt. Ellenkező esetben formázza a jelentést könnyen olvasható stílusban, így a másolatot a lehető legegyszerűbben szkennelheti. Használjon világos fejléceket külön témákhoz; ez megkönnyíti a főnök számára, hogy megtalálja a megfelelő oldalt a jelentésben. Fontolja meg a fontos tények nagy betűtípussal vagy merész nyomtatással történő kiemelését. A beszámoló végén a pénzügyi kimutatásokat, nyomtatott anyagokat vagy egyéb igazoló dokumentumokat egy függelékben rendezzen.
Ellenőrzés és kijavítás
Ellenőrizze a jelentést a helyes helyesírásért és a nyelvtanért. Az online helyesírás-ellenőrzések és a nyelvtan-ellenőrzések hasznosak, de nem mindig teszik lehetővé a kontextust.Ha lehetséges, kérjen valakit a beszámolót egy gyöngyszemű szemmel, hogy hibát észleljen. Kérdezze meg a korrektorot, hogy kritizálja a jelentést általában. Egy befejezetlen gondolatot hagyott? Használta az iparági terminológiát következetesen? Könnyen érthető? Ne próbálj meg lenyűgözni a csillagszókincseddel, hanem inkább az egyértelműség érdekében.
