A beszerzési folyamat racionalizálása egyedi beszerzési lépéseket tesz szükségessé, hogy minimálisra csökkentsék azt az időt, amikor egy személy kér egy tételt, és amikor megkapja azt. A jelenlegi beszerzési folyamatod alapján egyszerűsítheted a rendszeredet azáltal, hogy megváltoztatja a résztvevőket, több beszerzési jogosultságot ad meg és konkrét szállítói politikákat hoz létre.
A gyengeségek azonosítása
A beszerzési folyamat racionalizálásának első lépése az, hogy miért akarja ezt megtenni. Lehet, hogy túlköltekezés. Az alkalmazottak kevésbé produktívak lehetnek, mert meg kell várniuk a szükséges eszközöket. Az ügyfelek elégedetlenek lehetnek, mert nem kaphat olyan anyagot, amely elég gyors a megrendelések teljesítéséhez. Az űrlapok vagy a hatékony papírmunka hiánya szűk keresztmetszeteket okozhat. Miután tudta, mi a vásárlási problémája, megvizsgálhatja a folyamatot, hogy megtudja, mi okozhatja a problémát.
Központosítás vagy decentralizálás
A beszerzési folyamat racionalizálásának egyik módja egy személyre vagy osztályra való központosítás. Ahelyett, hogy egy alkalmazottat a tanszékvezetőhöz fordulna, aki aztán a vezérigazgatóhoz megy, aki aztán a pénzügyvezetőhöz megy, lehetővé teszi a munkavállalóknak, hogy közvetlenül egy beszerzési ügynöknek nyújtsanak be kérelmet. Ez csökkentheti a vásárlások jóváhagyásának idejét, mivel egy személy felelős az idővonalért.
Ha már van ilyen típusú központosított beszerzési folyamat, ez lehet a probléma. Ez akkor fordulhat elő, ha a beszerzési ügynököt túlzsúfolják a kutatások iránti kérések. Ha ez a helyzet, fontolja meg, hogy az osztályvezetők először jóváhagyják-e a vásárlásokat, amelyeket ezután benyújtanak a pénzügyi osztálynak. Annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az ilyen típusú rendszerből, hozzon létre egy „esedékesség” dátumot az összes űrlapon, hogy biztosítsa, hogy minden résztvevő tudja, hogy mikor kell megrendelni, és tudják, hogy elszámoltathatók lesznek.
Növelje a beszerzési hatóságot
A beszerzés racionalizálásának másik módja az, hogy több alkalmazottat kapjon a vásárlási jog. Ez túlköltekezéshez vezethet, ha nem állít be konkrét paramétereket, például milyen árukat és szolgáltatásokat vásárolhat meg egy adott munkavállaló, a vásárlások összegének felső határát és az általuk használt gyártókat. Fontolja meg, hogy a munkavállalók jogosultak-e kisebb vásárlásokra, különösen a rendszeresen jóváhagyott rendszeres vásárlásokra, például az irodai kellékekre. Ha ellenőrizheti a vállalati hitelkártya használatát az egyéni alkalmazottaknál, akkor adjon ki kártyákat a beszerzési hatóság munkatársainak, lehetővé téve számukra, hogy online, tégla- és habarcsvásárlást vagy telefonbeszerzést végezzenek a számviteli részlegtől csekk vagy hitelkártya vásárlására. Készítsen szigorú vállalati szabályokat a vállalati hitelkártya használatára.
Előre jóváhagyja az Eladókat
Ha a munkatársaknak minden vásárlást követően meg kell vizsgálniuk és meg kell erősíteniük a beszállítókat, akkor hozzanak létre egy listát a jóváhagyott forgalmazókról, amelyeket használni tudnak. Ez segít biztosítani Önnek, hogy együttműködjenek az Ön által ismert beszállítókkal, és kötetvásárlást hozhatnak létre, ami a szállítói kedvezményekhez vezethet. Állítson be egy beszerzési rendszert jóváhagyott forgalmazókkal, így nem kell minden alkalommal, amikor a munkavállaló vásárol, hiteljelentést futtatnia. Adja meg a gyártóknak azon munkavállalók listáját, akik vásárolhatnak, vagy olyan vállalati beszerzési kódot használhatnak, amelyet az alkalmazottak kiválasztásához ad. A pályázati űrlap vagy sablon kérése, amelyet a munkavállalók akkor használhatnak, ha több ajánlatot kell kapniuk egy munkahelyen, racionalizálják a folyamatot, kiküszöbölve annak szükségességét, hogy a személyzet tagjai ajánlat-dokumentumokat hozzanak létre.
Javítsa a vásárlási ütemezést
Ha előre tudja, hogy bizonyos árukat és kellékeket kell vásárolnia, ezeket a vásárlásokat az Ön cégénél lassú időkben kell előre megtervezni. Ez segíthet csökkenteni a vásárlások elvesztését a papírmunka tengerében, és szükségessé teszi a részlegszintű kérdéseket és gyorsított kéréseket. Kérje meg az osztályvezetőket negyedéves vásárlási kérelmeket, beleértve a szállítási határidőket, és kérje meg a beszerzési ügynököt, hogy hozzon létre egy naptárat a vásárláshoz.
