Sok cégtulajdonos rettegett a gyűjteményes leveleket és hivatalos elnézést, mert félnek attól, hogy elidegenítik vagy sértik meg ügyfeleiket. Mindkét esetben fontos problémát kell megoldania, és ugyanakkor meg kell őriznie az ügyfél jóindulatát. Miután megértette a problémamegoldó betűk írásának néhány alapelveit, megtudhatja, hogy az ilyen típusú leveleket hogyan írhatjuk a goodwillet generáló módon.
Formátum és stílus
Hasznos lehet egy problémamegoldó levél, mint egy üzleti levél formátumban írt miniatűr esszé. Kövesse ugyanazt a formátumot, fogadja el ugyanazt a stílust, és használja ugyanezt a 12 pontos Times New Roman betűt, mint bármely üzleti levélben. Az egyetlen változtatás, amit meg kell tennie, a testben és a záró szakaszokban használt szavakban található. A legtöbb problémamegoldó levél tartalmazza a szekrényeket is. Jelölje be ezt a "Zárak" egyik sorát a zárójel alatt, majd adja meg az egyes dokumentumok nevét a betűvel együtt.
Hangsúlyozzuk a pozitív szavakat
A rövid, közvetlen és személyre szabott levelek csökkentik a félreértések esélyét, és gyakran a leghatékonyabbak. Ezen túlmenően, a pozitív fordulatú szavak nagyobb valószínűséggel pozitív választ adnak. A Purdue Egyetem Online írólaborja azt javasolja, hogy kerülje el a „sajnos” „nem képes”, „problémát” és „kudarcot” tartalmazó szavakat és kifejezéseket, amelyek kellemetlen tényeket közvetítenek. Ehelyett hangsúlyozzuk, hogy mit tehetünk vagy hajlandóak vagyunk, nem pedig azt, amit nem vagy nem fogsz tenni.
Nyitó és záró nyilatkozatok
Nyissa meg és zárja be a levelet egyszerű, közvetlen kijelentésekkel. Egy olyan nyitó nyilatkozat, mint például „Köszönjük, hogy időt szentelt az aggodalmának megmagyarázására…”, és azonosítja a problémát. Zárja be azt a nyilatkozatot, amely hangsúlyozza a kapcsolat megőrzésének vágyát. Az olyan kijelentések, mint a "Értékeljük az üzleti életünket" vagy a "Megújulunk, hogy biztosítsuk a cégünktől elvárt kiváló minőségű ügyfélszolgálatot", két általános példa.
A test
Az első testrészben utaljon releváns háttérinformációkra és minden korábbi közleményre, amely megmutatja, hogy megérti az ügyfél aggodalmát. Egyértelmű, konkrét megoldást kínál a problémára - beleértve a már megszokott jótékonysági gesztusokat és akciókat is - a harmadik bekezdésben.Ha például egy első kérés-gyűjtő levelet ír, jegyezze fel az ügyfél korábbi jó fizetési rekordját, de emlékeztesse az ügyfelet a fizetési határidőkre. Megoldásként felajánlja, hogy dolgozzon együtt az ügyféllel, hogy alternatív fizetési megállapodásokat állítson fel, vagy visszatérjen a fizetési határidőre a visszatérő telefonhívásért.
