Az üzleti életben az ügyfelek panaszai befolyásolhatják az üzlet hírnevét, és megfelelően kell kezelniük. Ha több olyan vásárlója van, akiknek rossz tapasztalata van, és a vállalkozás úgy dönt, hogy figyelmen kívül hagyja, vagy nem tesz semmit, akkor nemcsak elveszíti ezt az üzletet, hanem mindenki tudását is. Ha egy személy postai úton vagy e-mailben küldött panaszt, és egy levéllevelet kap, akkor növelheti az elégedetlenséget; az ügyfél meg akarja hallgatni. Az ügyfél panaszát külön-külön kezelje. Létezik egy olyan folyamat, amely biztosítja az ügyfelek panaszainak hatékony kezelését. Ez olyan kapcsolatot alakít ki, ahol az ügyfél úgy érzi, hogy értékelik és visszatér a jövőben.
Elnézést kérjen az ügyféltől, és forduljon konkrétan a panaszhoz. A bocsánatkérés azt mutatja, hogy elismeri a panaszt, és valóban sajnálom a problémát. Ezt saját szavaival és együttérzésével kell megtenni. Ha részletes választ ad az ügyfél panaszára, azt is megmutatja, hogy átgondolta a kérdést, és nem kímélte a panaszt triviálisnak.
Nyugtázza a panaszt, amint megkapja a panaszt, függetlenül attól, hogy a panasz személyesen vagy e-mailben vagy e-mailben történik. Ha személyesen van, meghallgathatja a személy panaszát megszakítás nélkül. Ha e-mailben vagy e-mailben érkezett, küldjön választ levélben vagy e-mailben, amelyben értesíti a panaszt kapott személyt, és hamarosan kapcsolatba lép.
Magyarázd el az ügyfélnek, mit csinálsz, hogy helyes legyen. Ne tegyen kifogásokat a vállalkozás által elkövetett hiba miatt. Az ügyfelek nem törődnek azzal, hogyan történt. Az ügyfelek csak törődnek azzal, amit csinálni fogsz, hogy megjavítsák. Ha megmutatja, hogy hajlandó megoldani a problémát, akkor nagyobb valószínűséggel teljesíti őket, és folytatja az üzleti tevékenységet velük.
Mondd el nekik, hogy a jövőbeni üzlet nagyon fontos az Ön számára. Mindig biztosítsa az ügyfélnek, hogy telefonon vagy e-mail címével elérje Önt. Kérje meg a visszajelzést a panasz kezelésének módjáról, és adjon meg egy ajándékutalványt, amely további lehetőséget kínál arra, hogy üzleti tevékenységet folytasson velük. Kövesse nyomon e-mailjeit vagy levelét. Kérdezd meg az ügyfelet, hogy visszajöttek-e a boltba, és mi a tapasztalat.
Írja fel a panaszt. A panasz beérkezésének idején, a panasz kezelésének módját, valamint az ügyféllel folytatott utólagos kapcsolatot. Adja meg, mit tehetünk a panasz elkerülése érdekében a jövőben. Minél több információt tartalmazhat, annál jobban kezelheti a panaszt, ha újra megtörténik.
