Az idő múlásával nehezebb lesz felismerni a végzős hallgatókat az összejövetelekre vagy a speciális iskolai eseményekre. A középiskolai alumni szövetség segíti az egyes végzős osztályos rendezvények támogatását az összes iskolai végzettség frissített listájának tartásával. Mielőtt különleges rendezvényeket rendezne és adományokat vagy díjakat kérne, szüksége van egy olyan társulásra, amely elkötelezte magát az alumni rendezvények megtervezésében és fogadásában.
Érjen el a középiskolai végzős osztálytársakkal, akivel még mindig kapcsolatban áll, hogy érdekcsoportot alkotjon. Miután megbeszélést folytatott ezzel a csoporttal, a csoport minden tagja kommunikáljon olyan osztálytársakkal, akikkel még kapcsolatban vannak a csoporthoz való csatlakozással kapcsolatban.
Találkozzon az iskolai képviselőkkel, hogy tudják, hogy egy középiskolai alumni szövetséget indít. Határozza meg, hogy ez egy általános iskolai társulás az összes diplomázó osztályra vagy egy egyéni végzettségi osztályra. Kérjen listát a végzős hallgatók nevéről és címéről az iskolai fájlokból. Ez kiindulópontot nyújt a diplomások listájának létrehozásához és az adatbázis indításához.
Hagyja, hogy az érdekképviseleti csoport minden tagja több nevet vegyen fel a végzős listából, hogy frissítse az alumni kapcsolattartási információkat. Minden érdekelt csoport személyének nyomon kell követnie az osztály tagjait azáltal, hogy kapcsolatba lép más osztálytársaival, akik még mindig ismerik, vagy kommunikálnak a szociális média weboldalain, vagy online keresnek. Frissítse az alumni listát az aktuális e-mail címekkel, az utcai cím információval vagy mindkettővel.
Írj egy levelet az alumni diplomásoknak, hogy elmagyarázza az alumni szövetség létrehozásának terveit. Kérd meg őket, hogy adjanak meg frissített kapcsolati adatokat. Kérdezd meg az érdekelteket, hogy vegyenek részt az érdekképviseleti csoport tagjaival.
Készítsen napirendet az alumni egyesület első találkozására. A napirendnek tartalmaznia kell az egyesület szervezeti felépítésének fejlesztésére vonatkozó terveket, mint például az alapszabály, a misszió, a cselekvési terv, a célok, a társulási tisztviselők kinevezése és a választások, valamint a finanszírozási struktúrák, ha vannak ilyenek.
A vezetői tanácsban vagy az egyesület testületében való részvétel iránt érdeklődők találkozójának összehívása. Döntse el, hogy mikor tartsa tisztviselők kinevezését és választásait, valamint a szavazási mechanizmusról. Szervezzen egy bizottságot, amely felelős a szervezet alapszabályainak fejlesztéséért, és egy másik csoportnak, hogy ötleteket teremtsen olyan tevékenységek finanszírozására, mint az önkéntes adományok, az éves díjak vagy a szponzorálás.
Tartsa tisztviselői választásokat és formalizálja a szervezet szabályzatait.
Kérd meg az önkénteseket, hogy vegyenek részt külön bizottságokban, hogy kezeljék a társulási kommunikációt, az adománygyűjtő tevékenységeket, a díjak összegyűjtését, ha van ilyen, és az összejöveteleket.
A bizottsági ülések időpontjainak ütemezése és a bizottsági ülések összehangolása a bizottsági frissítések bevonásával. Például tervezze meg a következő vezetői vagy igazgatósági ülés időpontját, időpontját, és a napirenden adja meg a bizottsági előadást a javasolt társulási díjstruktúráról, és javasolja a pénzeszközök gyűjtését a felülvizsgálat és jóváhagyás céljából.
