A projekt-jelentés írása ijesztő feladat lehet, ha nem kezdi meg a szervezeti tervet. A projektjelentések általában ugyanazokat az alapvető elemeket tartalmazzák, hogy az olvasók tájékoztatást kapjanak a projekt céljairól, tervéről, költségvetéséről és eredményeiről. Néhány alapvető jelentéskészítési technikával létrehozhat egy hatékony projektdokumentumot, amely megmutatja, hogy társaitok szervezték, és képesek fontos információkat szolgáltatni.
Határozza meg, hogy milyen típusú projektjelentést szeretne írni. A közös projektjelentések tartalmazzák a javaslatokat, az ajánlások körét, az állapotfrissítéseket, a varianciaanalízist és a végső felülvizsgálatokat és ajánlásokat. Ez segít abban, hogy pontosan tájékoztassa a csapat tagjait, felügyelőjét vagy más érdekelt feleket.
Írjon vázlatot a jelentéshez. Tartalmazza a fedőlapot, a tartalmi oldalt, az összefoglalót, a fő testületet és a mellékletet. Döntse el, hogy melyik kategóriába soroljon információt. A jelentés típusától függően ezek a célok, a projekt módszertan, a személyzet, a szükséges erőforrások, az időtartam, a siker-referenciaértékek, a költségvetés, az eltérések, az eredmények, a határidők, az eredmények és az ajánlások.
Gyűjtsük össze az egyes szakaszok kitöltéséhez szükséges információkat. Ez megkövetelheti a projektet kérő személyekkel, a projekten dolgozó munkatársakkal és a projekt célpontjainak, például ügyfeleknek, belső alkalmazottaknak vagy beszállítóknak és beszállítóknak szóló interjúkat. Szerezze be a korábbi adatokat, például a korábbi értékesítési mennyiségeket, a költségvetéseket, a részvételi szinteket és a demográfiai adatokat.
Írja be az összefoglaló első tervezetét, amely a jelentés rövid áttekintése. Ennek tartalmaznia kell azt az okot, amiért az olvasó megkapja a jelentést, a jelentés alapjait és az ajánlásokat. Ne foglalja bele a finomabb részleteket egy összefoglalóba, ami gyakran féloldalas áttekintés. Adjon részleteket és támogatást a projekt jelentésében.
Írja be a jelentés minden részét az adatok és az interjúk segítségével. A szekciókat logikai sorrendben rendezze. Például ne kezdje a költségvetést, amíg nem magyarázza meg a projekthez szükséges összetevőket. Ezzel elkerülheti, hogy meg kell magyarázni az egyes költségeket és miért van szükség kétszer. Ne jegyezze fel a projekten dolgozó személyzet nevét, amíg fel nem sorolja a projekt összetevőit. A varianciaszakaszhoz az eredeti kivételes eredményeket, majd a tényleges eredményeket kell megadni.
Befejezze a jelentést összefoglalással és ajánlásokkal az eredmények alapján. Használja az adatokat, hogy támogassa következtetéseit és ajánlásait. Olvassa el az olvasóknak a papír mellékletét, amely részletes támogatási információkat tartalmaz, mint például a részletes rügyek, grafikonok, diagramok és egyéb műszaki adatok.
Tekintse át a vezetői összefoglalót, hogy megállapítsa, hogy a kezdeti összegzés bármelyikét módosítsa-e a jelentés írásakor felfedezett információk alapján. Írja be az összefoglaló végleges változatát.
Fordítsa össze a függelékben szereplő információkat, és tegye azt a sorrendben, amint az információ megjelenik a jelentésben. Menjen vissza a jelentéshez, és tartalmazzon lábjegyzeteket vagy oldalszámokat, hogy az olvasókat a függelék információkhoz irányítsa.
