A projektjelentés egy folyamatban lévő projekt állapotát közhasznú szervezetben közli. Általában a jelentés konkrét információkat tartalmaz a költségvetésről, a megvalósított mérföldkövekről és a projekt kezdete óta felmerült problémákról. Projektjelentés írásakor kövesse az alapformátumot, de ne habozzon hozzáadni vagy eltávolítani az adott szervezetnek és céloknak megfelelő részeket.
Hozza létre a jelentés elejét. Készítsen egy szép fedőlapot, amely tartalmazza a projekt nevét, a jelentés dátumát és a projektvezető és a csapattagok nevét. Ha a jelentés több, mint öt oldal hosszú, fontolja meg egy tartalomjegyzék hozzáadását az információk megkeresésének megkönnyítése érdekében.
A projektjelentés megkezdéséhez írjon egy áttekintő részt, amely elmagyarázza az olvasó számára a projekt alapállapotát és azt, hogy ez hogyan befolyásolja a nonprofit tevékenységet. Tartsa ezt a részt egy oldalra vagy kevesebbre, és írjon azzal a céllal, hogy széleskörű magyarázatot adjon a csapat által a projektre tett előrehaladásról. Az áttekintés elolvasása után a recenzensnek meg kell ismernie a projekt hatókörét, az aktuális állapotot, a mit kell tennie, és bármilyen problémát kell találnia.
Írjon frissítést az eddigi mérföldkövekről. Ebben a szakaszban magyarázza el az egyes befejezett projektcélokat, és mondja el az olvasóknak, hogy időben volt-e. Tartalmazza a mérföldkő bármely pozitív hatását vagy váratlan előnyeit. Például, ha egy héttel az ütemtervet megelőzően befejezte a célt, magyarázza el, hogy ez hogyan gyorsítja a végterméket, vagy pénzt takarít meg a nonprofit számára.
Tájékoztassa az olvasókat a projekt költségvetésének állapotáról. A nonprofit költségvetés gyakran a legnagyobb gond. A költségkeret szakaszban hozzon létre egy soronkénti költségkeret elemzést, amely elmagyarázza, hogy mit töltött, és mit kell elkölteni. Ha vannak eltérések, adjon meg magyarázatot és lépéseket, amelyeket a különbség pótlására fog tenni.
Adjon meg magyarázatot a késések vagy problémák esetére. Ha a nonprofit nem várt problémákba ütközött a projekt során, győződjön meg róla, hogy tartalmaz egy részt, amely részletezi a problémát. A testület tagjainak és ügyfeleinek megnyugtatásához kövesse azokat a konkrét lépéseket, amelyeket a probléma kijavítása vagy megelőzése érdekében megtesz.
Magyarázza el a következő lépéseket. Egy rövid vázlatban az olvasók tudják, mi történik a projektben. Ha további személyzetre vagy információra lesz szüksége, listázza meg az egyes elemeket. Ez az információ elengedhetetlen a korlátozott erőforrásokkal nem rendelkező nonprofitok számára. Pozitív megjegyzést zárjunk, ha lehetséges, azzal a meggyőződéssel, hogy a projekt időben és a költségvetésen befejeződik.
