A nonprofit szervezeteket számos érdekelt fél vizsgálja meg, mivel azok jótékonysági adományokra támaszkodnak, vagy azért, mert adómentességük van. Annak biztosítása érdekében, hogy beszerzési gyakorlata átveszi a médiát, az adományozókat, a Belső Bevételi Szolgálatot vagy más érdekelt feleket, fontos, hogy olyan beszerzési politikákat hozzanak létre, amelyek elkerülik az esetleges összeférhetetlenséget vagy az átláthatóság hiányát.
Több ajánlat
Egyes nonprofitok megkövetelik, hogy egy bizonyos dollárszint fölötti vásárlást ajánlattételre szerezzenek, és a szervezet több ajánlatot kap a különböző gyártók számára. Ez segít csökkenteni annak esélyét, hogy a beszerzési ügynök, az osztályvezető vagy az ügyvezető igazgató jutalmazzon egy szerződést egy barátnak, családtagnak vagy üzleti partnernek, aki személyes jutalmat vagy közvetlen kenőpénzt kínál. Ez egyúttal megakadályozza, hogy a hosszú távú beszállító minden évben emelje az árakat vagy csökkenti a szolgáltatásokat, mert tudja, hogy nincs verseny.
Alacsony licit / legjobb ajánlat
A beszerzési szabályzat előírhatja, hogy a szervezet a legalacsonyabb ajánlatot kapja a projektek, szolgáltatások vagy áruk tekintetében, vagy engedélyezze a legjobb ajánlatot. Lehet, hogy a legjobb ajánlat nem a legolcsóbb, de jobb értéket jelenthet a szervezet számára. Például, az egyik sportmarketing cég kínálhat egy jótékonysági 10 kilométeres úthasználatot alacsonyabb díj ellenében, mint a másik cég, de a magasabb ajánlattevőnek több tapasztalata lehet az útversenyeken, és több kapcsolata van, akik szponzorálhatnak. Bizonyos esetekben a nonprofit megengedheti, hogy a szerződés a legalacsonyabb ajánlattevőtől eltérő üzleti tevékenységet folytasson, amennyiben a szerződés a legalacsonyabb ajánlattétel egy bizonyos százalékán belül van, és a beszerzési ügynök, az osztályvezető vagy a vezetés oka lehet, hogy miért a legalacsonyabb ajánlat nem a legjobb ajánlat.
Ajánlatkérések
A beszerzési politikája részeként hozzon létre és nyújtson be pályázati kérelmet olyan projektekre, szolgáltatásokra vagy árukra, amelyek egy adott dollárösszegnél nagyobbak. Az RFP egy olyan szabványos eljárás, amelyet a vállalkozások használnak, hogy a potenciális ajánlattevőkkel azonos objektív követelményeket közöljenek a szerződésre. Az RFP-k segítik a nonprofitokat abban, hogy az alma-almát összehasonlítsák az ajánlatokat.
Konfliktus-of-Interest
A favoritizmus vagy a kedvesség megjelenésének megakadályozása érdekében kérdezze meg igazgatósági tagjait és vezetői személyzetét, ha vannak barátai, családtagjai vagy üzleti partnerei, akik eladják az Ön által vásárolt árukat vagy szolgáltatásokat. Sok nonprofitnak van olyan politikája, amely megtiltja a szervezetnek, hogy üzleti tevékenységet folytasson olyan vállalatokkal, amelyek szoros kapcsolatban állnak a legfontosabb érdekeltekkel. A nagy szerződések jóváhagyása előtt ossza meg a potenciális üzleti partnerek nevét a kulcsfontosságú érdekelt felekkel annak megállapítása érdekében, hogy ezek közül bármelyiknek van-e konfliktusuk.
Átláthatóság
Mivel a nonprofitok nem versenyeznek más vállalatokkal a nyereségért, inkább szabadon hozhatják nyilvánosságra az üzleti információkat. Készítse el a beszerzési politikáját a nyilvánosság számára az Ön weboldalán. Az igazgatótanácsnak az igazgatótanács ülésein eljuttatott kincstári beszámolóba foglalja bele a nagy vásárlásokra vonatkozó információkat.
fenntarthatóság
Előfordulhat, hogy előnyben részesíti azokat a vállalkozásokat, amelyek „zöld” üzleti gyakorlatot alkalmaznak. Ide tartozhatnak azok a vállalatok, amelyek nyilvánosan kijelentették és bizonyíthatóan kezdeményezték az energia- és vízfelhasználás csökkentését, az újrahasznosítást, a szerves és nem mérgező anyagok használatát vagy a csomagolás csökkentését.
