A cégnek, amely rendszeresen értékesít termékeket vagy szükségleteket kínál, rendelkeznie kell beszerzési egységgel vagy kapcsolattartó ponttal. A folyamatért felelős személyt beszerzési ügynöknek nevezik. A készlet megrendelése előtt fontos megérteni a megrendelési és beszerzési folyamat alapjait.
Értékelés
A készlet- és beszerzési folyamat egyik első lépése az, hogy értékeljék a vállalat által megvásárolható termékeket. A körültekintő vásárló aggodalmát fejezi ki a minőség tekintetében, amikor a készleteket igényli. Felelős annak biztosításáért, hogy a vállalat ne kapjon rosszul elkészített terméket vagy rossz alapanyagot. Így a vásárlók rendszerint a mintaanyagokat, a termékeket és a készleteket rendelik meg annak érdekében, hogy megfeleljenek a vállalat minőségi szabványainak.
Szerződés létrehozása
Amint a beszerzési képviselő dönt a szolgáltatóról és a szükséges termékekről, a következő lépés az értékesítési megállapodás megtárgyalása. Az adásvételi szerződésben a vásárló és a forgalmazó megállapodik a készletárak és a fizetési feltételek árengedményében. Például a "nettó 30" azt jelenti, hogy a fizetés a számla dátumától számított 30 nap. A megállapodás felsorolja a visszatérítések, a cserék és a szállítási költségek kifizetésének feltételeit és szabályait is.
Vételi megrendelés beküldése
A következő lépés az, hogy a vásárló vásárlási megbízást küldjön a forgalmazónak, nagykereskedőnek vagy gyártónak. A vásárlási megbízás elkötelezett az elemek megvásárlására, amennyiben a címzett szállítja. A vásárlási megbízás körvonalazza a vásárló által a leltárhoz és a szállítási címhez tartozó pontos tételeket. Emellett felsorolja a beszerzési megrendelés számát, a számlaszámot (amelyet a forgalmazó vagy a gyártó határoz meg) és a két fél által elfogadott feltételek összefoglalását.
Fizetési számla
Az elosztó cég megkapja és feldolgozza a vásárló megrendelését. Miután elküldte az elemeket a vásárlónak, a forgalmazó ezután kiállít egy számlát a fizetés kérésére. A számla tartalmazza a vételi megbízás számát, a számlaszámot, a vásárló címét, a szállított tételek leírását és a teljes esedékes összeget. A számla felsorolja a kibocsátás dátumát és a feltételeket (például 30 napon belül esedékes nettó 30) annak érdekében, hogy a vásárló időben fizessen be.
