A dokumentáció a személyes, pénzügyi és általános adatgyűjtés világában a mindennapi élet része, következésképpen csak a dokumentumok kezelésének módszereinek rendszeres ellenőrzése szükséges. Az ellenőrzés azt mutatja meg, hogy milyen intézkedéseket hajtanak végre, milyen módszereket kell megváltoztatni, és hogyan lehet ilyen változtatásokat végezni.
Beszerzési eljárás
A szervezetnek rendszeres időközönként ellenőriznie kell, hogy betartják-e a dokumentumok beszerzésének eljárását. Az ellenőrzés azt mutathatja, hogy a szervezetnek jelenleg van-e módszere a dokumentáció kezelésére, függetlenül attól, hogy a szükséges dokumentumokat felhatalmazott személyzet hagyja jóvá, és hogyan kezelik a dokumentumok hatékonyan. Az ellenőrzés ezen része azt is megmutathatja, hogy a hozzáférhető dokumentumok milyenek.
Dokumentumtárolás
A dokumentumok nyomtatott vagy számítógépes fájlként tárolhatók. Az ellenőrzés megmutatja, hogy a rekordtároló rendszerek a szervezet igényei szerint vannak-e kialakítva. Az ellenőrzésnek azt is meg kell mutatnia, hogy mennyi ideig tartanak a nyomtatott és a számítógépes dokumentumok. Az ellenőrzésnek meg kell határoznia, hogy a dokumentumok jó állapotban vannak-e, és megvédik-e a sérüléstől, a romlástól vagy a veszteségtől.
A dokumentumok leírása
Az ellenőrzésnek meg kell győződnie arról, hogy a dokumentumokat hogyan írják le egy szervezet nyilvántartási rendszerében. A dokumentáció név, szám vagy leíró formában szerepelhet. A dokumentumnak rövid, releváns leírása lehet, hogy megkönnyítse a helymeghatározást. Az ellenőrzésnek be kell mutatnia, hogy a dokumentumokat rendszeresen a verziószám és a felülvizsgálati dátum alapján tüntették-e fel.
