Ha egy belső vizsgálat fegyelmi vagy jogi lépésekhez vezet, írnia kell egy vizsgálati jelentést, hogy támogassa az ügyet. Az eredmények egyértelmű és tényszerű bemutatása vitathatatlan rekordot hozhat létre, míg a rosszul írott jelentés potenciálisan gyengítheti az ügyet. Minden vállalkozás tulajdonosának tudnia kell, hogy mit kell belefoglalnia egy vizsgálati jelentésbe és milyen formátumban kell.
Az alapok
A vizsgálati jelentés tényeket szolgáltat, és néha tényeken és az állítások jellegén alapuló ajánlásokat tesz. A tömörség és az objektivitás olyan fontos, mint a pontos információ a hitelesség megteremtéséhez. Az első személyre írt hivatalos vázlatjelentés hitelességet ad. Hosszú beszámolók esetén a tartalomjegyzék és a számozott oldalak megkönnyíthetik a konkrét információk megkeresését. Az információs adatvédelem szempontjából fontos, hogy még egy rövid jelentést is magában foglaljon egy fedőlapot.
Megnyitás szakaszok
A jelentés első részének tartalmaznia kell az alapvető információkat, például a feladó és a címzett nevét, valamint egy témakört, amely azonosítja a vizsgálat tárgyát. A második részben azonosítsa a panaszost, írja le az állítást vagy állításokat, adja meg a vizsgálat kezdő és záró dátumát, és azonosítsa a vizsgálat lefolytatásához vagy a jelentés összeállításához használt információforrásokat és bizonyítékokat. A felsorolt listák hasznosak abban, hogy az ebben a részben szereplő információkat könnyebben olvashassák.
Vizsgálati tények és megállapítások
A ténymegállapításokat feltüntetett listában, narratív bekezdésekben vagy mindkettő kombinációjában jelenítheti meg. Az eredményeknek a vizsgálat minden egyes lépését időrendi sorrendben kell leírniuk, és lehetőség szerint a dátumokat és az időket kell tartalmazniuk. Bár a bizonyítékokat a megállapítások szakaszába is beillesztheti, a hivatkozás és a bizonyítékok bemutatása a jelentés végén gyakran jobb választás, mivel nem szakítja meg a jelentés áramlását. Ez magában foglalja a tanúvallomásokat, a fényképeket, a videókat, a dokumentumokat és a beolvasott fájlokat.
Következtetés
Fejezd be a jelentést egy vagy több narratív bekezdéssel, amelyekben összefoglalod a vizsgálatot, és adott esetben javasoljuk, hogyan kell továbblépni. Az összefoglalónak tartalmaznia kell egy nyilatkozatot a jogsértésekről, és elegendő információt kell szolgáltatnia arról, hogy az olvasó megértse, mi indokolta a vizsgálatot a teljes jelentés elolvasása nélkül. Az ajánlásoknak olyan cselekvési lépéseknek kell lenniük, amelyek megfelelnek az állítás súlyosságának, a bemutatott bizonyítékoknak, a jogi következményeknek és a magatartási kódexnek vagy a munkavállalói magatartáspolitikának.
