Az ingatlan-főkönyve nyomon követi az ingatlanokhoz kapcsolódó bevételeket és kiadásokat. Az ingatlan-főkönyvi felállítás nem más, mint bármely más típusú üzleti főkönyv létrehozása. Az első lépés, függetlenül a létrehozott főkönyvi fajtától, annak eldöntése, hogy manuálisan, vagy számítógépes szoftverrel történik-e. Mindkettőnek előnyei és hátrányai vannak.
Miközben a kézi főkönyvet tartják a számítógép korában elavultnak, egy kisvállalkozásnak vagy egy ügynöknek lehet értelme. A papírkönyvi lap legnagyobb előnye, hogy mindent egyetlen pillantással láthat, nincs görgetés, és nem lehet kitalálni, hogyan lehet a nyomtatás után összeilleszteni az oldalakat. Egyéb előnyök közé tartozik, hogy bárhol elviselheted magad, képesek vagyunk nyitva tartani bármikor, és nézd meg a bejegyzéseidet, és ne aggódj a számítógép összeomlása miatt, amik megsemmisítik az adatokat.
A papírtekercsek hátránya, hogy manuálisan hozzá kell adni és kivonni, ami könnyen hibákat okozhat. Azok is időigényesebbek lehetnek, ha nagy mennyiségű adatot szeretne belépni. Ezenkívül nincs egyszerű módja az információk megosztásának másokkal. Nem tud gyorsan e-mailt küldeni vagy felvenni egy papírkönyvet.
A szoftver előnyei az automatikus számítások, a gyors és egyszerű belépés, az információk gyors megosztása a könyvelővel vagy másokkal, valamint az a tény, hogy számos, kifejezetten ingatlanra létrehozott program létezik. Gyakran megkaphatja az azonnali online támogatást, ha kérdései vannak az elemek bevitelének helyéről és módjáról.
A szoftver hátrányai, hogy számítógéppel kapcsolatos problémák esetén folyamatosan készítsen biztonsági másolatot, a főkönyve nem olyan hordozható, ha nem rendelkezik hordozható számítógéppel, és gyakran könnyebb a számokat rossz oszlopokba helyezni, mint egy papírban főkönyve, ahol az egész oldal látható.
Miután eldöntötte, hogy melyik módszer megfelel az Ön számára, itt az ideje, hogy döntsön a kategóriáiról a főkönyvben.
Ez a lépés mind a papír-, mind a szoftveralapú főkönyvi lapokon azonos, de ha olyan szoftvert vásárol, mint például a Real Estate Agent Accelerator, sok kategória már helyben van az Ön számára. Ebben az esetben hozzon létre egy listát a kategóriákból, és adjon hozzá azt, amit a szoftver még nem adott hozzá.
Ha kategóriákat hoz létre a semmiből, ragadjon meg egy papírt, és készítsen két oszlopot, egyet a kiadásokra és egyet a bevételre. Lehet, hogy annyira részletes, amennyit akar, de ne legyen túl általános. Bizonyos jövedelemáramokat szeretne elkülöníteni adózási célból, mint például jutalékok és jutalmak.
A bevételi oszlopban gondoljon az összes jövedelemre, amelyet elvárni fog, és jegyezze fel azokat. Győződjön meg róla, hogy tartalmaz egy "egyéb" vagy "más" kategóriát is, mivel mindig váratlan tételek találhatók, amelyek nem férnek el máshol.
Tegye ugyanezt a kiadási oldalon. Gondolj a különféle költségekre, amelyeket felmerülsz, és jegyezd fel őket. Kombinálhatóak vagy elválaszthatók, ahogyan tetszik, de az adókat befolyásoló elemeket saját oszlopaiban meg kell őrizni. Például az irodaszerek és a tisztítószerek listája szerepelhet, vagy egyetlen kategóriába is sorolható, mivel mindkettőt ugyanúgy levonják az adókra (mint karbantartási költségek). Kérje tanácsadóját az adókönyvelőtől, de néhány elem, amelyet valószínűleg külön kell tartani, az utazási költségek és a jelentős vásárlások, mint például a járművek, mivel ezek a költségek másképpen kerülnek levonásra.
Az utolsó lépés egyszerűen az oszlopok tetejének kitöltése a létrehozott kategóriákkal, és az egyes oszlopoknál történő bejegyzések megkezdése.
Ha papírkönyvet használ, gyakran a legegyszerűbb a könyv felét a kiadásokra, a másik felét a bevételekre fordítani. A kettő közötti egyértelmű megosztás segít elkerülni a belépési hibákat.
Ha táblázatkezelő programot használ, érdemes lehet két különálló fájl létrehozása, az egyik a bevételekre, a másik pedig a kiadások elkerülése érdekében. Néhány program automatikusan beállítja ezeket a két kategóriát, ami segít elkerülni a hibákat.
