Az ellenőrző aláírók belső ellenőrzési ellenőrző listája a különböző szervezetek között változik. Minden vállalatnak meg kell határoznia a kockázatkezelési tervet annak érdekében, hogy kiküszöbölje a tisztességtelenséget és megakadályozza a csalást. Bizonyos entitások esetében a folyamat ellenőrzések megrendelésével kezdődik, és az ellenőrző tárolástól a két aláíró követelményéig terjed, vagy egy speciális összeget meghaladó ellenőrzésekre. Rendszeresen vizsgálja felül a szabályokat annak biztosítása érdekében, hogy azok a legjobb gyakorlatokat magukban foglalják.
Írásbeli irányelvek
A belső szabályzatokat vagy ellenőrzéseket írásba kell helyezni, amelyek meghatározták a szervezet ellenőrzéseit az ellenőrzésektől a megrendelésektől és a kézhezvételétől a tényleges aláírásig. A dokumentumokból és rekordokból álló tervezési eszközök, amelyek az összes ellenőrző írási tranzakciót és eseményt rögzítik. Győződjön meg róla, hogy a létesítmény megfelelő tárolási és számítógépes programokkal rendelkezik megfelelő engedélyezési biztonsággal.
Üres ellenőrző készlet
Számos szervezet rendelkezik magánszemélyekkel vagy letétkezelőkkel, akik feladata, hogy az ellenőrző lapot az üres csekk raktáron tartsák. A folyamat a következő lépésekkel járhat: az üres ellenőrzések kézbesítési dátumának rögzítése és a kapott ellenőrzések sorrendjének megjelölése. Adja meg a hiányzó ellenőrző számokat a vezérlőlapon. Azon személy, aki megkapja az üres csekkeket, minden szállítmányra dátumot és aláírást kell adnia. Ezenkívül jegyezze fel a tárolásra visszatért fel nem használt ellenőrzések dátumát és sorrendjét. Ellenőrizze az utolsó ellenőrzést; ez biztosítja, hogy az ellenőrző szekvencia sértetlen maradjon.
Független ellenőrzések és egyenlegek
Független ellenőrzések és egyenlegek teszik lehetővé a legjobb gyakorlatokat az ellenőrző aláírók belső ellenőrzésével kapcsolatban. Ez magában foglalja az ellenőrzések összegének biztosítását, az egyeztetésnek megfelelő összegeket kell tartalmaznia, beleértve az ügyintézési ellenőrzéseket, összehasonlítva a rögzített elszámoltathatóságot és a számítógépes ellenőrzéseket. Ezenkívül ellenőrizze a számviteli jelentések kezelését, mint például az éves nyomvonalegyensúly-jelentéseket és más automatizált jelentéseket.
Közigazgatási vélemények
Néha előfordulhat, hogy egy szervezet számára nem célszerű felosztani a feladatokat; ebben az esetben a rendszergazdának rutinszerű felülvizsgálatokat kell végeznie az ellenőrzési írás integritásának biztosítása érdekében. Csak ellenőrizze a megfelelő dokumentációt, és győződjön meg róla, hogy az ellenőrzést aláíró személy elküldi az ellenőrzéseket az irodából. Ha lehetséges, ne küldje vissza az ellenőrzéseket azon személynek, aki készpénzes kifizetéseket és beszámolót vezet. Politikai szempontból ne készítsen csekket a „Készpénz” címre.
Külön számlák
Létre kell hozni legalább két külön bankszámlát a vállalat számára. Befizetni az összes pénzt és bevételt az első számlára. Adjon át elegendő összeget a második fiókba, hogy fedezze az Ön által írt ellenőrzéseket. Az igazgatósági tagnak vagy más kijelölt személynek fel kell hatalmaznia a pénzeszközök számlára történő átruházását. Ezenkívül hozzon létre külön fiókot a bérszámfejtéshez; ismét csak át kell adnia a bérszámfejtéshez szükséges összeget.
aláírások
Egyes táblák két aláírást igényelhetnek az ellenőrzéseken. A két aláírás megszerzése azonban nehézkes lehet, és előzetesen alá kell írnia az üres ellenőrzéseket. Ha a házirend nem működik az Ön szervezeténél, akkor változtassa meg a házirendet az egyik aláíró követelményének egy bizonyos dollár összegig. Ezenkívül hozzon létre közvetlen letétet a munkavállalók számára, és használjon harmadik fél bérszámfejtési szolgáltatást.
