A bérszámfejtés részletes feladat, amely szilárd matematikai és problémamegoldó készségeket igényel. A munkáltatónak vagy a bérszámfejtési személyzetnek gondoskodnia kell arról, hogy minden alkalmazott fizetési ellenőrzése pontos és időszerű legyen. Sok esetben kapcsolatba kell lépniük a vezetőkkel és a felügyelőkkel annak biztosítása érdekében, hogy mindenki a vállalaton belül megértse a bérszámfejtési eljárásokat. A feladatok hatékony elvégzéséhez a bérszámfejtő személyzetnek kidolgoznia kell egy egyszerűsített bérszámfejtési rendszert, amely magában foglalja a kritikus bérszámfejtési információk dokumentálását is.
A bérszámfejtési eljárások dokumentálása
Dokumentumidő és időkártya eljárások. Számos, óránkénti alkalmazottal rendelkező vállalat megköveteli, hogy egy órát ütjenek; mások megkövetelik, hogy teljesítsenek egy időkártyát. A fizetett óránkénti alkalmazottak az időkártyájukon ábrázolt óráik alapján számítanak be; ezért minden végrehajtott idő- vagy időkártya-változást írásban kell jelenteni az összes alkalmazottnak. Feladatot küldhet a vezetőknek / felügyelőknek, vagy átadhatja nekik a változások nyomtatott változatát. A vezetők / felügyelők felelősek a szükséges változtatások közvetítéséért az alkalmazottak számára.
Nyomtasson egy éves bérszámfejtést. Minden év vége előtt gondosan ellenőrizze az elkövetkező év dátumát, hogy meghatározza, hogy a bérszámfejtés mely időpontokban fog történni. Vegye figyelembe az ünnepnapokat, a munkaszüneti napokat és az egyéb vállalati ünnepeket. Különböző színekkel jelölje ki az időkártya és a bérszámfejtési változások benyújtási dátumát, valamint a tényleges fizetési dátumokat. A professzionális nyomdaipari cég segítséget nyújt a naptárak nyomtatásában. Osztja el a bérszámfejtést az összes vezetőnek / felügyelőnek.
Tartsa a bérszámfejtési osztály számára egy szabványos bérszámfejtési füzetet. A füzetnek tartalmaznia kell az összes bérszámfejtési lépést. Például, ha vállalatának kéthetente fizetési ütemterve van, megfogalmazza a füzetet, így pontosan meghatározza, hogy a kéthetenkénti bérszámfejtés feldolgozása a fizetési időszak kezdetétől a végéig történik. Ez a lépés különösen hatékony az új bérszámfejtő személyzet képzésében.
Adja meg a jelentéstételi és ellenőrzési folyamatot a bérszámfejtési füzetben. Miután a fizetési csekkeket kinyomtatták, vagy a közvetlen betétfájl továbbítása a banknak történt, a bérszámfejtési folyamat még nem teljes. Dokumentálja ezeket a lépéseket, mint például a bérszámfejtési nyilvántartások és az adójelentések nyomtatása és benyújtása, valamint azoknak a személyeknek a nevét, akiket a fizetési csekket / csonkokat átad. Mivel az információ idővel változik, frissítse a füzetet, és győződjön meg róla, hogy a bérszámfejtési osztály mindenkinek van egy példánya.
Győződjön meg róla, hogy a bérszámfejtő személyzet minden tagja megérti szerepét. Dokumentáljon és adjon nekik egy példányt a konkrét munkakörülményeikről annak biztosítása érdekében, hogy a bérszámfejtés során tisztában legyenek felelősségükkel.
