A konferenciahívások az egyik módja annak, hogy a vezetők és a munkavállalók megvitassák az üzletet. Akár ugyanabban a városban, akár világszerte szétszórva vannak, a konferenciahívások lehetővé teszik, hogy mindenkit egy szobában, valós időben hozzanak össze. Számos lépést tehet, hogy biztosítsa a produktív és informatív konferenciát.
Napirend
Miután létrehozta a konferenciahívás időpontját és dátumát, meg kell tennie a megfelelő lépéseket a találkozó előkészítéséhez. Ha Ön a konferencia vezetője, töltse ki a konferenciahívás napirendjét, és terjessze azt a résztvevőknek, még a tervezett időpont előtt. A találkozó napirendjének tartalmaznia kell a dátumot és az időt. Jó ötlet, hogy az időzónát a napirendbe foglalja azoknak az embereknek, akik kívül eshetnek az Ön tartózkodási helyén. A napirendnek tartalmaznia kell az ülés kezdetének és befejezésének időpontját, valamint az egyes témakörök rövid leírását elsőbbségi sorrendben, valamint a felelős személyek nevét és az egyes témák javasolt elosztási idejét. Ha a konferencia előzetes megbeszélést igényel, világosan felsorolja a napirenden szereplő követelményeket.
konferencia
Ellenőrizze a vonalakat annak érdekében, hogy aktív és tiszta kapcsolat legyen. Ha vezeték nélküli telefont használ, győződjön meg róla, hogy a telefon teljesen fel van töltve az ülés előtt. Érkezés a konferenciára legalább öt perccel előre.
Ha résztvevő vagy, akkor konferencia számot kap a vezetőjétől. Hívja a konferencia vonalát. A rendszer kéri, hogy adja meg a konferencia számát. Miután megadta a számot, meg kell adnia a nevét. Nyilvánvalóan adja meg a vezetéknevét. Lehet, hogy meg kell nyomnia a font (#) gombot. Miután befejezte ezt a folyamatot, a rendszer megmondja, hogy csatlakozik a konferenciához, és tájékoztatja Önt arról, hogy hány ember vesz részt. Ha megérkezett a vezető előtt, akkor egy fogási módba kerül, amíg a vezető meg nem érkezik.
bemutatkozás
Figyeljen, mielőtt beszél. Ha a vezető megérkezett, de még nem kezdte meg a találkozót, egy finom oldalbeszélgetést hallhat. Kellemes hangon mondd meg, és mutasd be magad. Helyezze a telefont némításra, amíg az ülés meg nem kezdődik. Ha nincs némítás gombja, használja a konferenciavonal által biztosított elnémítási funkciókat.
Amikor a találkozó megkezdődik, a vezetője névre hívja. Amikor a vezető hívja a nevedet, nyugodtan és professzionálisan ismerd fel jelenlétedet, például "Igen, itt vagyok" vagy "Hello. Ez …". A vezető kérheti, hogy röviden azonosítsa magát a többi résztvevővel. Ha igen, adja meg a nevét, és adjon meg 20-25 másodperces áttekintést a munkájáról, amikor a híváshoz kapcsolódik. Maradjon rövid ideig, beszéljen egyértelműen, és maradjon profi.
