Ha szenvedélyes alkalmazott vagy, és észreveszed, hogy a munkád néhány eljárását javíthatod, megfontolhatod az új eljárások bevezetésére vonatkozó javaslatot. Ez a fajta pályázati levél (vagy e-mail) belső javaslatnak minősíthető. A belső javaslatok írása egy kicsit más, mint a külső dokumentumok írása. Mivel olyan embereket írsz, akik ugyanabban a szervezetben dolgoznak, mint te, használhatod a belső zsargont és kevésbé érzékenyek a bizalmas információk használatára.
Hozzon létre egy tervet a javaslathoz. Határozza meg azt a közönséget, akire a javaslatot meg kívánja adni. Ha azt szeretné, hogy szervezete új könyvelési rendszert vezessen be, akkor lépjen kapcsolatba a számviteli részleggel, talán a fő könyvelő irodájával. Továbbá határozza meg javaslatának célját - például egy bizonyos számviteli rendszer megvalósítását. Emellett helyezze magát az olvasók cipőjébe. Ez lehetővé teszi, hogy jobban megértse, hogyan lehet meggyőzni a közönséget arról, hogy a javaslatot elfogadják.
Kezdje el írni a javaslatot. A kezdetben kifejezetten és egyértelműen közölje levelének célját. Például írhat: "Ezt a levelet írom, hogy megkérdezzem a számviteli osztályt, hogy fontolja meg az ABC számviteli rendszer bevezetését."
Ismertesse a szervezet jelenlegi eljárásait. Mutassa meg az aktuális eljárások hatékonyságát. A jelenlegi számviteli rendszer például túlságosan időigényes ahhoz, hogy működjön. Ezenkívül költséges hibákat okozhat.
Adja meg az új eljárások rövid leírását. Vázolja meg, hogyan különböznek a régioktól. Először csak néhány mondatban írja le javaslatát. Ezután adja meg a szükséges részleteket. Azonban tartsa rövid és tömören a pályázati levelet.
Adja meg a javasolt új eljárások végrehajtását támogató érveket. Tisztán felsorolja azokat az előnyöket, amelyeket az új eljárások hozhatnak a szervezetnek. A lehetséges előnyök közé tartozik a magasabb termelékenység, az előállított termékek vagy szolgáltatások jobb minősége, a nyersanyagok nagyobb megtakarítása és a munkavállalói erkölcs javítása.
Ha szükséges, készítsen biztonsági másolatot a javaslatról bármilyen dokumentummal. Például új eljárásokat lehetett tesztelni a szervezetén belül vagy az Ön iparágában. Jelölje meg az összes alátámasztó dokumentumot egyértelműen, és jelölje meg jelentésüket a javaslat levélben.
Adja meg a javasolt eljárások végrehajtásának módját a szervezetben. Ha új számviteli rendszer bevezetését javasolja, a végrehajtás fokozatosan történhet. Egy ideig már az új és a régi rendszerek is működtethetők. Az új rendszer tesztelése után a régi rendszer fokozatosan megszüntethető.
Mielőtt elküldené, kérje meg valaki másnak, hogy olvassa el a javaslat levelet. Kérjen kritikát. Beszélje meg a javaslatot, és határozza meg azokat a pontokat, ahol javítható. Változtasson néhány mondatot a javaslatban, hogy meggyőzőbb legyen.
Küldje el javaslatát.
tippek
-
Használjon egyszerű nyelvet. Ha bizonyos kifejezéseket kell használnia, adja meg a meghatározásait, kivéve, ha biztos abban, hogy a javaslatot olvasó személy ismeri őket. Továbbá előnyben kell részesíteni a rövid és világos pontokat.
