Vállalat tulajdonosaként az Ön felelőssége, hogy nyomon kövesse a pénzügyeit és az adókat időben fizesse. A preferenciáitól függően saját könyvelést végezhet, szakembert bérelhet, vagy kijelölhet valakit a szervezetében, hogy kezelje ezt a feladatot. Függetlenül attól, hogy melyik opciót választja, szánjon időt arra, hogy megismerkedjen a különböző számviteli rendszerekkel. Győződjön meg róla, hogy a kézi és számítógépes számviteli szoftverek mellett egyértelműen megérti az egyszeres beléptető rendszerek és a kettős belépési rendszerek közötti különbségeket.
Mi az a számviteli rendszer?
Különböző típusú számviteli rendszerek léteznek, és mindegyiknek jellegzetes jellemzői vannak. Mindazonáltal mindannyiuknak közös célja van: egy vállalkozás pénzügyi tevékenységének kezelése, mint például bevételei, kiadásai és kötelezettségei. Ebben a digitális korban a legtöbb könyvelő olyan kifinomult rendszereket használ, amelyek késedelmes fizetési emlékeztetőket, fejlett jelentési képességeket, automatizált adatmentést, felhőalapú szolgáltatásokat és így tovább.
A számviteli rendszer nélkül nehéz lenne, ha könyveit készítené a havi és éves beszámolók készítésére, nyomon követi a napi költségeit, és értékelje a vállalat pénzügyi teljesítményét. A kézi számítások elavultak és emberi hibákra hajlamosak. Ezzel szemben a számítógépes számviteli rendszerek pontosak, és mindent megkönnyítenek. Ön vagy csapata időt és pénzt takarít meg, miközben megakadályozza a költséges hibákat.
Ezek a programok képesek kezelni mindenféle számviteli információt, és részletes jelentéseket készíthetnek. Használhatja őket a munkavállalóknak fizetett és fizetendő bérek kiszámításához, a tranzakciók nyilvántartásba vételéhez, a hitelforgalmi arányok ellenőrzéséhez és az értékesítéssel, bérszámfejtéssel, leltárral és egyéb üzleti szempontjaival kapcsolatos adatok feldolgozásához. Egyes számviteli rendszerek kisvállalkozások és szabadúszók számára készültek, míg mások a nagyvállalatok, a kormányzati szervek vagy az egyes iparágak felé fordulnak.
A számviteli szoftver típusai
A számviteli rendszer kiválasztása a költségvetéstől, a preferenciáktól és az üzleti mérettől függ. A pénzügyi szoftverrendszerek négy fő típusa a következő:
- Egyszeres beléptető rendszerek
- Kettős belépési rendszerek
- Kézi számviteli rendszerek
- Számítógépes számviteli rendszerek
Ezek tovább oszthatók több más kategóriába is, mint például a felhőfelügyeleti szoftverek, az egyéni számviteli szoftverek, a vállalati erőforrás-tervezési szoftverek, a kereskedelmi off-the-shelf szoftverek és így tovább. A legújabb programok marketing- és értékesítési automatizálási képességekkel, korlátlan számlázási ütemezéssel, bérszámfejtési modulokkal és egyéb élvonalbeli funkciókkal rendelkeznek. Alkalmazásuk a könyvelésben túlmutat a napi pénzügyi műveletek nyomon követésén.
Az egyetlen beléptető rendszer a legalapvetőbb lehetőség. Ahogy a neve is sugallja, minden tranzakciót egyetlen könyveléssel rögzítenek a számviteli naplóban. Ez a módszer könnyen használható, és nem igényel számviteli képzést. Arra kéri a kisvállalatokat, amelyek alacsony aktivitásúak. A hátránya az, hogy hajlamos a hibákra, és nem követi nyomon a követeléseket, a követeléseket, a kötelezettségeket és így tovább.
A mai napig a pénzügyi szoftverrendszerek többsége, beleértve a kisvállalkozások számára tervezett rendszereket is, kettős könyvelést használ. Ez azt jelenti, hogy minden tranzakció legalább két fiókot tartalmaz, amely lehetővé teszi a pontosabb jelentéstételt és a hiba időben történő észlelését.
Kézi és számítógépes számviteli rendszerek
Mindkét számviteli rendszer ugyanazon elveken alapul. A manuális könyvelés azonban időigényes és több papírmunkát foglal magában. Azok, akik ezt használják, pénzügyi kimutatásokat készítenek, számítják ki a kísérleti egyenlegeket, rögzítik a fizikai nyilvántartásokban lévő tranzakciókat stb. Mivel minden kézzel történik, nagyobb az emberi hiba kockázata.
A számítógépes rendszerek viszont elektronikusan rögzítik a pénzügyi tranzakciókat, és racionalizálhatják a műveleteket. A felhasználók választhatnak, hogy különböző formátumú adatokat tekintenek meg, tárolják a felhőben, és útközben hozzáférhetnek. Ilyenek például a FreshBooks, a Zoho Books, a FreeAgent, a QuickBooks, a Xero és a ActivityHD.
A réstől függően az iparág-specifikus számviteli rendszereket is választhatja, mint például a Sage 300 Construction és Real Estate, az Abila MIP Fund Accounting vagy a Sage Fixed Assets. Számos program kifejezetten egészségügyi létesítmények, gyártó cégek, nonprofitok és más típusú szervezetek számára készült.
