Az irodai kommunikációt elsősorban az elektronikus levél és azonnali üzenetküldés vezérelheti, de szinte minden iroda még mindig hatalmas mennyiségű papírmunka fogadását és feldolgozását végzi. Sőt, az Egyesült Államok Környezetvédelmi Ügynöksége szerint az átlagos irodai dolgozó évente körülbelül 10 000 papírlapot kezelt, vagy naponta átlagosan körülbelül két kiló papír- és kartonterméket. A jobb irodai levelezéskezelési eljárások nagyban segíthetnek a belső és külső kommunikáció zökkenőmentes áramlásának biztosításában.
Jelölje ki a megfelelő személyzetet
Még a kisvállalkozások is részesülhetnek, ha egy személyt jelölnek ki az összes bejövő és kimenő levél kezelésére annak érdekében, hogy semmilyen módon ne veszítsen el, vagy hogy a rendeltetési helyére kerüljön. Minél nagyobb a szervezet, annál több alkalmazottat kell kijelölni a vállalati levelek és csomagok fogadására, összevonására, terjesztésére és gyűjtésére. Az e-mailek egyre népszerűbb választása a hivatalos dokumentumok kommunikációjához és terjesztéséhez, a papírtovábbítás kezelése csak egy része a munkavállaló munkaköri leírásának, attól függően, hogy a szokásos vállalati kommunikációs csatornákon levő e-mail mennyisége mennyi. Kereskedelmi szállítások (pl. UPS, FedEx, DHL) esetében a recepciós általában a legjobb személy, aki a beérkező csomagokat fogadja és aláírja elsődleges helyének köszönhetően. Általában nem jó ötlet az összes többi levélkezelési feladatot átadni a recepciósnak, mivel ez a felelősség gyakran szükségessé teszi, hogy hosszú ideig felügyelet nélkül hagyja az íróasztala.
Mail-Distribution Flow diagramok létrehozása
A postai disztribúcióért felelős menedzsereknek és alkalmazottaknak együtt kell működniük az iránymutatások kidolgozásában - folyamatábrákkal, ellenőrző listákkal vagy bármilyen formátummal, amellyel a vállalat a legkényelmesebb -, hogy minden alkalmazott, különösen a személyzet, aki felügyeli a levélelosztást és -gyűjtést, követni fogja. Figyelembe kell vennie a levélgyűjtés minden lépését: a levélgyűjtést a központi gyűjtőközpontban (P.O. doboz, postai küldemény, vállalati posta, csomagszállító személyzet vagy hagyományos postafiók); a kizárólag az e-mailek rendezésére kijelölt irodában meghatározott helyen való összejövetel; az osztályok vagy egyéni postafiókok terjesztése, vagy kézbesítés minden irodába; a kimenő levelek összegyűjtése és annak biztosítása, hogy az összes kimenő levelet megfelelően kezeljék és bélyegezzék; és tartsa tisztán és teljes körűen a levelezőgyűjtő / rendezési területet.
Szükséges kellékek biztosítása
Győződjön meg róla, hogy a levélgyűjtő / -elosztó állomás rendelkezik azokkal az eszközökkel, amelyekre a felhasználónak szüksége van a munkájához. Ha a vállalat elég nagy ahhoz, hogy a postai disztribúció hatékonyabb legyen a központi helyszínen, állítson fel egy erős postai / irodalmi szervezőt vagy postai rendezőt, ahol minden egyes részleg vagy személyzet birtokosa van, és mindegyiket egyértelműen fel kell tüntetni. A részlegek nagyobb egységekre van szükségük, mint az egyének, így rengeteg helyet adnak nekik.Tartsa jól tárolt szekrényt vagy íróasztalt szalaghengerrel és szalagadagolóval; csomagoló anyag; borítékok; visszaadja a különböző méretű címkéket, amelyek a cég címével vannak nyomtatva; címkék elküldése különböző méretű, a vállalat leggyakoribb postafiókjaival előzetesen nyomtatott címkékkel; idő és dátum bélyegek; egy csomag skála; toll; jelző; tárolótartályok; és egy kis teherautó vagy dolly. Ne felejtsd el egy ipari méretű aprító- és újrahasznosító tartályokat is. Ha a cég több e-mailt megy át, mint az egyik ember, aki megrepedhet vagy újrahasznosíthat, fontolja meg a szerződést egy külső dokumentumkezelő / újrafeldolgozó céggel, hogy kezelje a munkát.
Kövesse nyomon az összes bejövő és kimenő levelet
Hozzon létre egy elektronikus levélkezelő rendszert az összes bejövő és kimenő levél nyomon követésére. Ha a vállalkozásod csak Ön és egy asszisztens, kihagyhatja ezt a lépést, de ha felügyel egy nagy részleget vagy céget több tucat alkalmazottal, hozzon létre egy olyan rendszert, amely nyomon követi az e-mail érkezések dátumát, és ha szükséges, kit. Különösen fontos, hogy ezeket a rendszereket hozza létre, ha cége sok bizalmas jogi dokumentumot és csomagot kap. A tételek gyakran kis irodákban is elveszhetnek, mint gondolnád; a legjobb, ha ezeket a bosszantó helyzeteket el kell kerülni, például egy alap Excel-táblázatot hozva létre, amely megmutatja, hogy egy csomag érkezett-e, és amikor azt a címzett vagy képviselő kérte.
