Célozza célját, amikor panaszt küld, vagy amikor ügyfélszolgálati segítséget kér. Nyerje meg az ügyfélszolgálati levél csatát a saját frusztrációjának elsajátításával, és udvarias, koherens kérelem összeállításával. Írjon egy ügyfélszolgálati levelet, hogy néhány egyszerű iránymutatást követve nyerjen eredményt, nagyon hasonlít az újságírók hagyományára.
Ki?
Óvatosan címezze a levelet. "Győződjön meg róla, hogy elküldi … az, aki rá tud lépni," mondja Rosalie Maggio, a How to Say It szerzője.
Kutassa ki a megfelelő nevet és címet; ne hiszem, vagy feltételezzen. A panaszát a "John Smith, az ügyfélszolgálati igazgató, az ABC Gadget Corporation" címére fordítsa a megfelelő utcai címmel, nem pedig egyszerűen "Ügyfélszolgálati részleggel".
Hívja fel a cég irodáját az információkért, keressen online forrásokat, mint például a Hoover (erőforrás alább), vagy próbálja meg a Better Business Bureau-t, ha több segítségre van szüksége.
Mi, hol és mikor?
Használjon méltóságteljes nyelvet a levelében. Azonosítsa azt a terméket vagy szolgáltatást, amely a panasz témája. Adja meg a részleteket, mint például a márka, a modell, az év, a szállítás dátuma vagy a telepítés dátuma.
"A probléma leírása során, konkrétan és pontosan. Csak annyit mondva, hogy a termék" nem működik "nem nyújt elegendő információt. A panasz részletes összefoglalója segít a vállalatnak a probléma megoldásában" - javasolja a The RocketLawyer honlapja. amely ügyfél panaszos levélmintákat biztosít.
"Vettem egy három héttel ezelőtt beállított MagnaGadgetet, és problémákat kezdtem, amint kicsomagoltam. A modulok nem maradnak a racken vagy a fogantyún" - sokkal több információt ad, mint "a termékek büdös!" Adja meg a cégnek azokat az eszközöket, amelyekkel a panaszának kezeléséhez szüksége van.
Hogyan?
Sorolja fel az eddigi lépéseket a probléma megoldásához. Magyarázza el, mit tett és milyen választ kaptál.
"Az a bolt, ahol megvásároltam a készletet, metróban a helyi ügyfélszolgálati részlegemre küldött. George Allenby az irodában azt állította, hogy nem tudnak segíteni nekem, mivel megvásároltam a készletet egy kedvezményes üzletből. megbízható minialkalmazások hírnevét, és nagyon csalódott vagyok az eddigi válaszban.
Adjon meg egy konkrét és kielégítő megoldást a problémára. "Azt hiszem, az ABC jó termék. Ez valószínűleg csak egy kis hiba a cégnek, de ez nagy probléma számomra. Ha az ABC helyettesítené a hibás MagnaGadget készletet, boldog lennék." Adja meg a cégnek egy módot, hogy helyes legyen, de ésszerű.
Miért?
Kezelje a levél címzettjét, ahogyan azt kezelni kívánja: A méltóság és a szilárd jó szokások jobb eredményt adnak, mint a durvaság és a támadó magatartás. Kövesse ezt a tanácsot: "… ne felejtsd el, hogy tapintatos, de határozott. Ha úgy érzi, hogy megsértetted, ragaszkodj a fegyveredhez, és ne légy elégedett, amíg a problémát nem javítottad" - hangsúlyozta itt Margaret McCarthy a Levélírásban. Made Easy. Nyugodt és ésszerű megközelítéssel nyerje meg a levél címzettjének tiszteletét, és sokkal nagyobb valószínűséggel lesz a probléma megoldása az Ön elégedettségére.
Több levélírással kapcsolatos információ
Panaszok elfoglalt emberek számára; John Bear és Maria Bear, 1999
Megdöbbentett, megdöbbentett és elutasított: hogyan írhatunk panaszokat az eredményre; Ellen Phillips, 1998
