Bár a szavak rögzítése és a szekrény gyakran üzleti feliratokban használhatók fel egymással, az elemek különböző módszereit képviselik. A legszigorúbb értelemben a mellékletet a levélnek kell tekinteni, míg a házat külön dokumentumként kezelik. Egyes szervezeteknél, mint például a kormányzatnál, a felhasznált leveleket a küldött levelezés határozza meg, míg mások számára elfogadható.
Melléklet hozzáadása
A melléklet egy dokumentum, amely az üzleti levél része. Kiegészíti vagy tovább írja a levélben szereplő információkat. Néhány példa tartalmaz egy táblázatot, amely vizuálisan magyarázza a pénzügyi számlázást vagy előrejelzéseket, és amely grafikát ad az üzleti trendekről vagy a költségvetésről. Melléklet csatolásakor a levél alsó sarkában lévő „Attachment” szót kell feltüntetni félig vastagbélrel és a melléklet számát. A levél szövegében meg kell említenie, hogy egy elem csatolva van (vagy több elem van csatolva), amely javítja vagy tovább magyarázza a levélben található információkat.
Beleértve egy házat is
A ház egy üzleti dokumentum melletti dokumentum. Egyedülálló, mint saját dokumentum, és nem követeli meg az üzleti levélnek, hogy magyarázza el, mi a dokumentum vagy hogyan értelmezhető. Ha egy üzleti levélben kap egy házat, helyezze a „Enc” betűket félig vastagbélbe, vagy írja be a „Enclosure” szót a levél alján a bal oldalon. Ezután tegye a dokumentum nevét. Ez figyelmezteti az olvasót, hogy egy második dokumentum szerepel a levelezésben. Az egyik példány egy dokumentumra, amely alkalmas egy kamra számára, egy fedőlapot tartalmazó önéletrajz. Az önéletrajz elkülönül a levéltől, és könnyen egyedül áll.
Mellékletek az e-mailben
Bizonyos helyzetekben nem áll rendelkezésre módszer arra, hogy megkülönböztessék a mellékletet és a házat. Ezek egyike akkor fordul elő, ha üzleti levelet küld e-mailben. Mivel nincs megadva zárófunkció, és az e-mail az elektronikus adatátvitel egyik formája, minden e-mailben küldött dokumentum csatolássá válik. A mellékletet az e-mailhez egy letölthető elemként adjuk hozzá, amelyet az e-mail testével együtt küldünk.
Szövetségi kormányhasználat
Bizonyos szövetségi kormányzati ágakban létezhetnek szabályok a mellékletek és a mellékletek használatára vonatkozóan. Például levelező kézikönyvében az Egyesült Államok Geológiai Felmérése leírja, hogy hogyan kell kezelni a mellékletet és a házat, amikor leveleket küld nekik. Kézikönyvük szerint egy elemet csatolmányként küldünk, amikor a levelezés emlékeztető, míg ha levél, akkor a további dokumentumokhoz a szóközt kell használni. Mindkét esetben írja be az "Enclosure" vagy "Attachment" két sort az aláírási blokk alatt. Ezzel az olvasót arra kéri, hogy keresse meg a szekrényeket vagy a mellékleteket. Ha hiányoznak, kérje meg, hogy küldje el őket, mert a levelet vagy a feljegyzést küldték.
Ha egynél több csatolmány vagy ház található, jelölje meg, hogy hányan, mint például a "2 ház" vagy a "3 melléklet". Ha egyik sem szerepel a szövegben, akkor használjon egy kettőspontot a szó után, majd kövesse a dokumentum címét vagy magyarázatát a következő sorban. Például: "Enclosure:" (következő sor) két szóköz beillesztése és a "John Q. Adams" folytatása az írásjelek befejezése nélkül. Ha több szekrény vagy melléklet található, amelyek nem szerepelnek a szövegben, a címben, vagy mindegyiket külön sorban írják le. Például: 2 Mellékletek: (következő sor) két szóköz, és írja be: "John Q. Adams folytatása" (következő sor), két szóköz és típus: Díjak és eredmények listája, végződés nélkül.
