Az e-mail az üzleti kommunikáció hatékony és gyors módja a postai szolgáltatáshoz képest. Ez is könnyebb módja a dokumentumok cseréjének. Bizonyos dolgokat, amelyeket egy mellékletben lévő üzleti e-mail küldése során figyelembe kell venni, annak méretét, a mellékletet létrehozó programot és a vírusok lehetőségét kell figyelembe venni. Fontos megjegyezni, hogy a címzett nem lehet az egyetlen, aki látja az üzenetet. Használjon olyan professzionális hangot, amely kedvező benyomást kelt.
Írjon egy olyan sort, amely megfelelően tükrözi az üzenetet. A konkrét témakörök segítenek az alkalmazottaknak, hogy e-maileket szervezzenek a vállalati projektek szerint. Az olyan bizonytalan címek, mint a „Fontos” vagy „Kérem olvassa el”, nehezen találják meg az üzeneteket a jövőben.
Készítsen egy tömör és könnyen olvasható üzenetet. Az alkalmazottaknak naponta nagy mennyiségű e-mail üzenetet kell átvizsgálniuk, és kevés időük van a hosszú üzenetek olvasására. Használjon olvasható betűtípust, tartalmazzon egy csomó fehér területet, és megfelelően használja a kis- és nagybetűket. Írjon üzenetet udvarias, mégis professzionális hangon, és kezdje meg és fejezze be szakmai üdvözleteivel.
Lásd a mellékletet. Az elfoglalt alkalmazottakat gyakran rohanják az idő, és figyelmen kívül hagyhatják a mellékletet, ha nincs rá utalás. Hagyja, hogy a címzett tudja, mit tartalmaz a melléklet, és mit csináljon vele.
A küldés előtt győződjön meg róla, hogy csatolta a dokumentumot. Janis Fisher Chan, az „E-Mail: A Write It Well Guide - az e-mail írása és kezelése a munkahelyen” című szerzője azt tanácsolja, hogy csatolja a dokumentumot, mielőtt elkezdi írni az üzenetet.
Legyen az olvasó tudja, hogy milyen program szükséges a fájl megnyitásához. A Microsoft Office Suite és az Adobe Acrobat Reader a munkahelyen általánosan használt alkalmazások.
Tekintsük meg, hogy mennyi idő alatt fog a címzett letölteni a mellékletet. Használjon fájltömörítő programot nagy fájlokhoz, például WinZip-hez, vagy a kisebb méretű részekre szakítsa meg a fájlt, amelyeket külön lehet elküldeni. Az elfoglalt alkalmazottat illetően a dokumentumot az üzenet testébe is beillesztheti.
Az üzenet helyesbítése. A helyesírási és nyelvtani hibák szakszerűtlenek. Ne használjon szlenget, rövidítéseket és hangulatjeleket az üzenetben. Ezek jól ismert kifejezések lehetnek, de nem megfelelőek az üzleti üzenetekben.
Mielőtt elküldene, szkennelje be az üzenetet és a csatolt dokumentumot a vírusokról.
Tartalmazzon egy nyilatkozatot, amely arra ösztönzi az olvasót, hogy letöltse a vírusok mellékletét. Ez megvédheti a vállalatot a jogi intézkedés lehetőségétől, ha a címzett vírust kap a mellékleten keresztül.
Figyelem
Ne küldj láncolókat, spameket vagy vicceket mellékletként. Ezek szakszerűtlenek és nem megfelelőek.
