Első benyomások számítanak, így jobb, ha jó, különösen üzleti találkozó kérésekor. Akár azt tervezi, hogy egy potenciális üzleti partnerre, egy kormányzati tisztviselőre vagy egy ügyfélre kíván írni, a szavak választása mindent megtesz. A rosszul írott meghívó levél hatással lehet a képére - és a márkára. Plusz, ez tönkreteheti a pozitív válasz megszerzésének esélyeit.
Használjon megfelelő témakört
Ha egy találkozóra vonatkozó levelet küld, győződjön meg róla, hogy a tárgysor kiemeli szándékát, hogy megfeleljen a címzettnek. Tartsa rövidnek és egyszerűnek. Íme néhány példa:
- Felkérés találkozóra
- Felhívás a találkozóra
- Találkozó-levél levél
- A találkozóra vonatkozó kérés (a hét napja)
- Egy értekezlet ütemezése
A preferenciáktól függően a cím sorát a címzett címe fölé vagy alá helyezheti. Ha az interneten szeretne kapcsolatba lépni a címzettel, akkor ugyanezt a témakört használja az e-mailek és a levelek számára.
Mutatkozz be
Indítsa el a levelet a saját bevezetőjével. Abban az esetben, ha valamikor találkoztál a kedvezményezettel, győződjön meg róla, hogy megemlíti. Adjon meg egy rövid leírást a szervezetéről vagy annak küldetéséről, ha szükséges. Például mondhatna valamit:
Kedves képviselőnk (vezetéknév)
A nevem (a neved), és a (cég neve) nevében kapcsolatba lépek veled. Közös érdeklődésünk van … és szeretnék többet megvitatni.
Ha van ajánlása, elkezdheti a következőket: (Referral name) említette, hogy érdekelte, hogy többet tudjon meg termékeinkről és szolgáltatásainkról. Szeretném meghívni Önt, hogy többet megvitassanak irodánkban (dátum és idő).
Adja meg az értekezlet célját
Hagyja, hogy a címzett tudja, mit várhat el az ülésen, beleértve, hogy mennyi ideig tart. Adjon meg egy durva menetrendet, és fedje le a főbb pontokat. Például:
Előre is köszönöm ezt a kérést. Nagyra értékelném a lehetőséget, hogy találkozhassak veled, és megvitassuk, hogyan tudnánk egyesíteni a jövőbeli projektek erőit.
Találkozónk rövid áttekintést nyújt a technológiánkról és erőforrásainkról, valamint néhány példát ezen a területen végzett munkánkról. Arra is érdekeltek vagyunk, hogy megvitassuk a potenciális együttműködést, amely kölcsönösen előnyös lenne mindkét fél számára.
Próbáld meg elmagyarázni, hogy mit keresel, és miért kéred ezt az összejövetelet. Javasoljon két vagy három dátumot és időpontot, majd kérje meg a címzetteket, hogy erősítsék meg a rendelkezésre állásukat.
A levélben mondhatnánk valamit:
Kérjük, javasoljon egy dátumot és időt, amely a menetrend szerint szerepel.
Elérhető a dátum és idő? Ha nem, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk (telefonszám) vagy (e-mail cím), hogy megbeszélje az ülésidőt.
Hamarosan nyomon követjük a levél kézhezvételét, és beállítunk egy kényelmes napot és időt.
Használja a megfelelő formátumot
Az üzleti betűk egy meghatározott formátumúak. Írja be a nevét és címét az oldal jobb felső sarkában. Írja be a címzett elérhetőségeit az oldal bal sarkában vagy a cím alatt.
Hagyja a széles margókat, és használjon márkás üreset, ha lehetséges. Tartsa a levelet rövidre és pontra; ideális esetben nem haladhatja meg az egy oldalt. Használjon hivatalos üdvözletet, például „Kedves úr (címzett neve). "Ha nem tudja a címzett pontos nevét, használhatja "Kedves uram vagy hölgyem." Végezze el a levelet a "Üdvözlettel," "Tisztelettel" "Tisztelettel" vagy más hivatalos lezárások, amit a neved követ.
A kinevezési kérelemnek világosnak és tömörnek kell lennie. Vágott haszontalan szavakat és felesleges információkat. Használjon olyan könnyen olvasható betűtípust, mint a Times New Roman vagy az Arial. Ne felejtse el a levelet elküldeni, mielőtt elküldi.
