Függetlenül attól, hogy kisvállalkozást üzemeltet vagy pénzügyeit kezeli, elengedhetetlen, hogy megértse a visszatérítendő költségek és az adóköteles jövedelem közötti különbségeket. Az IRS különösen akkor tér el, amikor visszatérítendő költségként lehet besorolni, és a büntetések akkor következhetnek be, ha ezt helytelenül teszik. A cégek nyilvántartásba vétele és a bevételek karbantartása elengedhetetlen ahhoz, hogy cégét bármikor ellenőrizni lehessen.
Mi a visszatérítendő költség?
Ha ügyfeleknek árut vagy szolgáltatást nyújt, előfordulhat, hogy egy további szolgáltatás vagy árucikk költségét az ügyfeletől elszántság nélkül elveszi. Ön dönthet úgy, hogy ezeket a költségeket nem számlázza ki az ügyféltől. Ha ezt megteszi, az összeg később a jövedelemként jelenik meg a számlákban. Mivel nem rendszeres jövedelem, különbséget kell tenni.
Bármikor, amikor munkája során felmerül az ügyfél nevében felmerülő költségek, ezek a költségek a visszatérítendő költségkategóriába tartoznak. Például a szállítási díjakat vagy az utazási költségeket visszafizetendő költségként lehet számítani. Az üzemanyagköltségek, az étkezések vagy a szállodai szobák is visszatérítendőnek minősíthetők. Normál üzleti körülmények között a visszatérítési számviteli kezelés azt írja elő, hogy ez egy költség, amikor azt viseli, és egy jövedelemtétel, amikor azt az ügyfélnek számlázza.
Ha Ön kisvállalkozás, és alvállalkozót használ, esetleg további visszatérítendő költségekkel kell foglalkoznia, amelyeket áthaladási költségeknek neveznek. Például, ha Ön havonta 500 dollárt biztosít Önnek a webhely karbantartási szolgáltatásait, és havonta 500 eurót fizet az alvállalkozónak, hogy elvégezze a munkát, az a költség nem az Ön számára jövedelem, hanem áthaladó költség. A pénzügyi év végén meg kell adnia az alvállalkozónak az 1099-es formanyomtatványt, és gondos nyilvántartást kell vezetnie arról, hogy mit számlázott ki az ügyfélről, és mit fizetett ki ugyanarra a munkára.
Megfizethető jövedelem?
Ha a visszatérítést egy munkavállalónak vagy a vállalkozásnak fizetik be, akkor azt megfelelően fel kell jegyezni annak érdekében, hogy azt nem adókötelesnek lehessen tekinteni. Például a munkavállaló fizetési csonkjánál a visszatérítést is meg kell jegyezni, és nem csak a munkavállaló egyéb bevételei közé kell tartozni. A vállalati számlák listáján meg kell jegyeznünk, hogy ez visszatérítendő költség, amikor először dokumentálja. Így később ellenőrizheti, hogy a jövedelmi listája nem adóköteles.
Amennyiben a költségek és a bevételi sorok megfelelően dokumentáltak és nyomon követhetők, a visszatérítések nem tekintendők adóköteles jövedelemnek. Ebben az esetben nem kap fizetést egy áruért vagy szolgáltatásért, hanem egy bizonyos mennyiségű pénzt most, amit később visszafizetnek.
A visszatérítendő költségek megfelelő nyomon követése
A visszafizetendő költségek helyes dokumentálása mellett a számlákon is gondosan fel kell jegyezni. Ha lehetséges, tüntesse fel a költségekkel kapcsolatos összes bevételt, nyilatkozatot vagy egyéb dokumentumot. Tartsa a másolatot a pénzügyi év adópapírjaival, hogy a könyvvizsgálat vagy bármilyen felmerülő kérdés esetén utaljon rá. Megfelelő dokumentáció nélkül az IRS azzal érvelhetne, hogy a visszatérítendő költségét adóköteles jövedelemként kellett volna kezelni, ami az Ön cégéhez vezetne a pénzügyi év végén.
