Az üzleti jelentések megvitathatnak valamit a vállalkozás pénzügyi helyzetétől a marketingstratégiákig és az értékesítési megközelítésekig. A negyedéves jelentések viszonylag kisek lehetnek, mivel csak a három hónapos időszakra vonatkozó információkat tartalmazzák. Mielőtt létrehozná és írná a negyedéves üzleti jelentést, határozza meg annak célját, és határozza meg, hogy milyen információkat kell tartalmaznia. Bár kifejezetten a pénzügyi bevételekre is kiterjedhet, ez egy kis jelentés is lehet, amely kiemeli a vállalkozás különböző szervezeti egységeinek tevékenységeit.
Készítsen bevezetőt a negyedéves üzleti jelentésről. Határozza meg a jelentés célját, és gondoskodjon arról, hogy megemlítse a jelentés által lefedett időszakot. Írja le például, hogy a jelentés 2007 áprilisa és július között a vállalat pénzügyi helyzetére összpontosít.
Fejezetek és alfejezetek létrehozása a jelentéshez. Ha a jelentés az üzletág minden egyes részlegének tevékenységére összpontosít, használja az egyes osztályokat fejlécként. Az alfejezetek segítségével azonosítsa az egyes osztályok tevékenységeit. Ha negyedéves pénzügyi beszámolót készít, a címsorok segítségével azonosítsa a főbb részeket, például az eszközöket, a kötelezettségeket és a költségeket.
Határozza meg a jelentés adatainak megszerzéséhez használt módszert. Ez a jelentés céljától függően változik. Pénzügyi beszámolóért az adatokat közvetlenül a számviteli osztálytól kapja. Ha a jelentés minden egyes részlegről szól, beszéljen az egyes osztályok vezetőivel, hogy megkapja a helyes adatokat.
Írja be a jelentés szövegét a fejlécek és alfejezetek segítségével. Legyen világos és egyszerű az Ön nyelvén. Használjon grafikonokat és táblázatokat, ha néhány adatot meg kell illusztrálnia, mivel a számok rettenetesek, ha sokan vannak. Az adatokból megtudott problémák vagy problémák felismerése, így az olvasó tisztában van a jelentés által bemutatott problémákkal.
Emlékeztesse az olvasót, hogy a kis jelentésben szereplő információk és adatok csak a bevezetőben említett három hónapra vonatkoznak. Használja a következtetést, hogy megoldásokat vagy ötleteket kínáljon a jelentésben tárgyalt problémákra.
Jelölje ki a jelentés kulcsfontosságú pontjait egy „Vezető összefoglaló” címsor alatt. Írja be azt, hogy biztosítsa, hogy minden főbb kérdést belefoglaljon az összefoglalóba. Helyezze el a címoldal és a bevezetés között. Néhány olvasó csak olvassa el az összefoglalót, hogy elsajátítsa a tartalmat a teljes jelentés olvasása helyett.
