Virtuális iroda beállítása. Globális környezetben a munkahelyek gyakorlatilag nincsenek határok a világ minden táján található alkalmazottakkal. Az ingatlanok egyre növekvő áraival a virtuális iroda vonzó jelenséggé vált számos üzletembernek. A vállalatok egy adott helyen helyezkedhetnek el, de a munkavállalók napi irodai ügyeiket különböző helyeken, például szállodából, kávézóból vagy otthonból végzik.
Döntse el a virtuális iroda üzleti címét. Ez lehet egy postafiókszáma, vagy használhat egy CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) postafiókszolgáltatást vállalati hangzású cím beszerzéséhez.
Nézze meg a csatlakozási lehetőségeket. Számos közül lehet választani, hogy e-mailjei, mobiltelefonjai, online fórumai, azonnali üzenetküldő, VoIP és még sok más.
Készítse el a kiválasztott helyet a virtuális iroda számára a telepítéshez. Helyezze el a helyet, és hozzon létre egy munkahelyi légkört a kívánt módon. Győződjön meg róla, hogy elegendő hely van a szükséges elektronika, például számítógépek, faxkészülékek és telefonvonalak telepítéséhez.
Telepítse a szükséges szoftvereket a számítógépére az Ön igényeinek megfelelően. Néhány program kifejezetten a webkonferencia, az előadások, az ütemezés ütemezése és így tovább. Az is jó ötlet, hogy megbízható vírusvédelmi programot válasszon, hogy megvédje számítógépét az online támadástól.
Lépjen kapcsolatba egy telefonszolgáltatóval, és kap egy modern telefonrendszert, amely interaktív hangos válasz (IVR) szolgáltatással segíti a hívások kezelését anélkül, hogy a helyszínen kellene lennie. A beépített technológia elfogadható áron érhető el, és csak a tényleges használatért fizetnek.
Állítson be egy intranet szolgáltatást, amelyhez csak a vállalat munkáltatói férhetnek hozzá az információk, a létfontosságú kommunikáció, a fájlok és a dokumentumok átadásához, vagy a virtuális magánhálózatba (VPN), hogy az átadott anyag teljes mértékben bizalmas legyen. Kövesse nyomon, hogy kinek van hozzáférése az Ön szervezetének adatbázishoz a belépési, kilépési és hozzáférési információk naplóinak megtartásával.
Tervezze meg hivatalos találkozóit munkatársaival, ügyfeleivel vagy másokkal egy csésze kávéval egy olyan helyen, amely mindenki számára jó. Ha az összes kapcsolat nem tud fizikailag ott lenni, akkor a webkamerák, mobiltelefonok és azonnali üzenetküldő eszközök segítségével csatlakoztathatja a kapcsolatot.
Győződjön meg róla, hogy alkalmazottai rendszeres időadatokat adnak be, hogy rögzítsék a munkaidejük számát. Szisztematikusan nézze át ezeket az időkorlátokat az adott feladatokhoz szükséges becsült órák alapján, hogy a nem produktív időt a csekkben töltse.
tippek
-
Számos üzleti alkalmazás jön a "lakosztályok" formájában, amelyek magukban foglalják a virtuális iroda létrehozásához szükséges programokat és még többet. Néhány népszerű lakosztály a Microsoft Office, a Lotus, a Corel és az AppleWorks. Ha rendelkezik a költségvetéssel, gondoskodjon a munkavállalóknak a szükséges eszközökről, mint például laptop, Wi-Fi mobiltelefon, VoIP és egyéb eszközök. Akkor Ön és a munkaerő hatékonyan csatlakoztathatók.
Figyelem
Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot az adatokról, hogy elkerülje a napi működés teljes összeomlását, ha a rendszer összeomlik. Ez tényleg egy rémálomozó forgatókönyv lehet.
