A szakemberek, például a könyvelők és az ügyvédek gyakran írnak levelet az ügyfeleknek fontos üzleti ügyekben. A cégnek bizonyos eljárásokat kell követnie, hogy világos, hatékony ügyféllevelet készítsen. A szakemberek többféle célra írnak ügyfeleket, amelyek magukban foglalják az új ügyfél meghívását, üzleti ügyek megvitatását vagy tanácsadás nyújtását. Professzionálisan írj egy kliens levelet, és könnyen olvasd el, egyértelmű céllal, amit az olvasó meg fog érteni.
Használjon levélpapírt. A legtöbb professzionális vállalkozás levélpapírt használ az összes levélhez, beleértve az ügyfelek számára is. A fejléc tartalmazza a cég nevét, címét és telefonszámát.
Írja be a levelet. Írjon egy levelet az ügyfélnek, és írja be közvetlenül a személynek, megadva a személy nevét. A „Kedves” szóval kezdődhet, amelyet a személy neve vagy a „To” szó követhet. Adja meg a dátumot a levél tetején.
Kezdje a levelet rövid ismertetéssel. Tartsa a bevezetést kellemesnek és beszélgetőnek. Köszönjük az ügyfelet, hogy cégét használja, és jelezze a levél okát.
Fejlessze a levél testét. A levél e része tartalmazza a levél céljaira vonatkozó információkat. Tartalmazhat tanácsot vagy más, az ügyfél számára releváns információt.
Ne használjon olyan kifejezéseket, amelyeket csak egy adott szakember tudna megérteni. Az ügyvédek és könyvelők gyakran használják a saját területükre jellemző kifejezéseket, de ismeretlenek lehetnek az ügyfelek számára. Válasszon szavakat, amelyek bármely személy számára világosak, függetlenül a hátterüktől.
Kérje meg az ügyfelet, hogy hívjon fel kérdéseket. A további segítségre és információra való felkérés a kliens levelezésének általános része.
Aláírja a levelet. Írja be aláírását a levél alján, és küldje el a dokumentumot az ügyfélnek.
