Az Ön hatékony kommunikációs képessége közvetlenül befolyásolja a munka sikerét. Fontos, hogy tudd, hogyan kell írni és küldeni a tömör és érthető levelezést. Az üzleti emlékeztető egy rövid dokumentum, amely egy adott embercsoportra irányul, és egy adott célra összpontosít. A jól megírt feljegyzés segít hatékonyan kommunikálni és eredményeket elérni. A helyes írása mellett elengedhetetlen, hogy az emlékeztetőt megfelelően küldje el azoknak az embereknek, akiknek a legtöbbet kell olvasniuk.
A feljegyzés elkészítése
Gondolj a közönségedre. Mielőtt elkezdené megírni az emlékeztetőt, mérlegelje azon emberek oktatási szintjét és tapasztalatait, akikkel kommunikál. Vegye figyelembe a címzettek igényeit is. Néhány személynek részletesebb utasításokra és konkrét, megalapozott iránymutatásokra van szüksége, míg másoknak nagyon általános információra van szükségük, majd önállóan kezdeményezhetők.
Használja a megfelelő fejléc formázást. A "Dátum" sorban használjon szabványos rövidítéseket. A "Címzett" -hez minden olyan személyt fel kell sorolnia, aki név szerint megkapja az emlékeztetőt. Ne használjon beceneveket. Használja az első és a vezetéknevet, és helyezze őket rendben vagy betűrendben, vagy a cégen belüli pozícióban. Az "From" sorból használja az első és a vezetéknevet, valamint az adott részleget, ha van ilyen.
Válasszon egy konkrét és informatív témakört. Gyakran az emberek emlékeztetőket küldenek homályos és általános témakörökkel. Egy konkrét és tömör egy sokkal jobb képet ad a címzetteknek arról, hogy mi a hivatkozás. Például egy általános témakör a "Találkozó" -ot írná le, de egy adott témakör mondhatná: "Értékesítési csapat előadása pénteki találkozón."
Nyissa meg a részleteket. Ne pazarolja az időt a chit-chat vagy a háttérben. Az emlékeztető első részének pontosan meg kell mondania, amire szüksége van. A fenti példában az értékesítési csapat bemutatóján megnyithatod, "A pénteki találkozón az értékesítési csapat bemutat egy diavetítést az első negyedév bevételével és számlájával."
Írja be a feljegyzését, elkerülve a passzív hangot. A feljegyzés az információk megosztására és segítségnyújtásra kér, ezért aktív hangot kell használnia. A nyelvtanban és az írásban az aktív hang azt jelenti, hogy a mondat tárgya aktív - csinál vagy valamit csinál -, nem pedig más dolgokkal történik velük. Az aktív hang úgy szólna, hogy "Az értékesítési csapat bemutat egy diavetítést." A passzív megközelítést úgy fogalmazzuk meg, mint: "Szeretnénk, ha az értékesítési csapat fontolóra veszi a diavetítés bemutatását."
Írj egy következtetést. A következtetésednek nem kell bonyolultnak lennie, de összefoglalnia kell a feljegyzésben említett kulcsfontosságú pontokat.
Szerkessze munkáját. Néhány dolog olyan kínos, mint egy üzleti feljegyzés küldése, és aztán rájött, hogy egy óriási helyesírást hagyott a közepén. Mielőtt elküldi, jegyezze fel emlékeztetőjét, és a javítások mellett távolítsa el a felesleges szavakat. Tartsa tömören a feljegyzését.
Jegyzet küldése
Küldje el emlékeztetőjét. Ha az irodai levelezésen keresztül küldi el, győződjön meg róla, hogy a feljegyzésben szereplő minden személy megkapja a saját példányát. Senkinek soha nem kell megosztania egy emlékeztetőt a következő fülkében lévő fickóval.
Használjon e-mailt, ha ez egy opció. Egy egyszerre mindenki számára elküldeni kell egy e-mail üzenetet, de lehet, hogy el szeretné másolni néhány címzettet. Ha e-mailben küldi a feljegyzését, tegye a feljegyzés tárgyát az e-mail fejlécének tárgysorába. Ne használjon aranyos vagy színes betűtípusokat, képeket vagy egyéb e-maileket.
Kövesse nyomon az emlékeztető elküldését. Ha a feljegyzésben szerepel egy határidő, győződjön meg róla, hogy a későbbiekben ellenőrizze a címzetteket.
tippek
-
Győződjön meg róla, hogy az emlékeztető a vállalati iránymutatásokat követi a pontok, a bekezdések közötti távolság stb.
Figyelem
Ha e-mailt használ fel egy emlékeztető elküldéséhez, akkor dupla ellenőrzést kell végrehajtania a "Küldés" gomb megnyomása előtt. Önnek óvatosnak kell lennie azzal kapcsolatban, hogy e-mailen keresztül birtokolt vagy bizalmas információkat kap.
