A projektmenedzser egyik legnagyobb kihívása egy reális projektterv létrehozása. Vannak közös problémák a projekt ütemezésével kapcsolatban, amelyek előre láthatóak és megelőzhetők, így a projektben résztvevők mindenki számára nagyobb bizalmat gyakorolhat a menetrendre.
Feladat időtartamának becslése
A projekt ütemezésében a legalapvetőbb és leggyakoribb probléma az egyes projekt feladatok időtartamának becslése. A legtöbb ember alulbecsüli, hogy mennyi ideig fog tartani őket, és olyan ütemtervet eredményez, amely csak a legjobb esetet tükrözi. Ennek megakadályozása érdekében időt adhat az egyes feladatokhoz, ha megítélheti, hogy a csapat tagja mennyire alábecsülte. (Sokan alulbecsülnek egy bizonyos százalékkal.) Vagy hozzárendelhet egy időzítést külön tételként a menetrendjében. Bár ez időnként elkomorodik az ütemezés „padding” -jével, valójában reális módja annak, hogy a tervet pontosabbá tegye.
Ügyeljen arra, hogy ne hagyja ki a szükséges projekt feladatokat. Könnyű elfelejteni azokat a csoportokat, amelyeket a projektcsapatán kívül végeznek, vagy azokat, amelyeket a becslést végző témakör szakértője olyan nyilvánvalónak tartja, hogy nem kell említenie őket.
Erőforrások hozzárendelése
A legtöbb projekt menetrend azon a feltevésen alapul, hogy a megfelelő erőforrás személy pontosan elérhető lesz. De ha a szervezetnek nincs jó módja az emberek projektekhez való hozzárendeléséhez, ez nem fog megtörténni. Az ütemtervnek reálisan figyelembe kell vennie azt is, hogy mennyi időt tölthet a csapat tagjai a projektjére, figyelembe véve más projekteket, operatív támogatást vagy adminisztratív feladatokat.
A végrehajtási dátum beállítása
Sok esetben a menedzsment vagy a külső tényező beállította a projekt végrehajtásának időpontját, mielőtt ütemtervet dolgozna ki. Lehet, hogy felkérik, hogy csökkentse az egyes feladatokra tervezett időt, hogy megfeleljen a szükséges befejezési dátumnak. Önnek proaktív módon kell kommunikálnia a projekt támogatójával a változásokhoz kapcsolódó kockázatokról.
Az Ismeretlen kezelése
Az ismeretlen események, mint például az üzleti környezet változásai vagy az új technológiával kapcsolatos problémák, a projekt feladatait a tervezettnél hosszabb ideig tarthatja. A projekt elején felmerülő lehetséges kockázatok azonosításával jobban tudja kezelni az esetleges eseményeket, és ezáltal csökkentheti azok ütemezésére gyakorolt hatását.
A változás kezelése
A projekt hatókörének változásai, a teljesítendő követelmények vagy az alkalmazott technológia megzavarhatják a projekt ütemezését. Az ilyen jellegű változásoknak formális projektváltozási menedzsment folyamatot kell végezniük, így a projekt szponzora és az ügyfelek megegyezhetnek a menetrendváltozásokkal, nem pedig kellemetlen meglepetéssel.
Nagy projektek becslése
Egy nagy projektnek több feladata van a feladatok és a munkacsoportok vagy egyének között. Ez a komplexitás szintje megnehezíti az ütemezés előrejelzését, amely időbe telik az ilyen koordinációra.
