A dokumentum-ellenőrzési eljárásoknak nem kell összetettek. Valójában a bonyolultság növeli annak valószínűségét, hogy a dokumentum nem lesz megfelelően hivatkozás. Ez azt jelenti, hogy az információ kezelése az egyik legfontosabb folyamat minden szervezetben. Az elektronikus adattovábbításra való támaszkodás növeli az adatkezelési és tárolási eljárások folyamatos frissítésének szükségességét. A megfelelő dokumentum-ellenőrzési eljárások fenntartásának elmulasztása óriási pénzügyi kockázatot jelenthet. Szerencsére a dokumentumkezelő technológia és a szoftveralkalmazások javítása új legjobb világot teremtett.
A kritikus folyamatok azonosítása
Adjon meg egy keresztfunkciós vezetők csoportját, hogy azonosítsa az adat- és információáramlással kapcsolatos legfontosabb kritériumokat. Kövesse nyomon, hogyan folyik az adatok (e-mail, ügyfél-felmérések, IRS-űrlap stb.) Az ügyfélről az adatbázis-fájljaira. Hasonlítsa össze az egyes adatfolyam-folyamatokat, és azonosítsa a közös vagy redundáns feladatokat. Térképezzen ki minden információs folyamatot, kezdve az e-mailektől a vállalati megfelelésig, egy alapvető folyamatábrát használva.
Eljárási kézikönyv létrehozása
Az eljárásoknak - mind a szoftver, mind a papír esetében - meg kell határoznia, hogy a dokumentumok a frissítés előtt és után jóváhagyásra kerüljenek. Részletesen meg kell adniuk a dokumentumok frissítésének és újbóli jóváhagyásának módját. Fogja meg, hogyan azonosítja a rendszer a változásokat, azaz kiadási dátummal vagy betűtípus-változásokkal. Ügyeljen arra, hogy felvázolja a dokumentum elavulásának döntési folyamatát. Megérteni, hogyan lehet megakadályozni az "elavult" dokumentumok használatát.
Biztosítsa a funkcionalitást
Győződjön meg arról, hogy a dokumentumok rendelkezésre állnak a megfelelő emberek számára, amikor szükségük van rá. Ha egy virtuális rendszerre konvertál, győződjön meg róla, hogy gondosan dokumentálja az eredeti dokumentum tárolásának módját, ha egyáltalán. Végül, készítsen biztonsági mentési megoldást. Automatikus rendszerre való váltás esetén használjon pilóta kiépítési stratégiát. A teljes átalakítás után várjon három hónapot, mielőtt megsemmisítené vagy elhelyezné a papírt.
