A képzés minden üzleti tevékenység középpontjában áll. Akár az ügyfelek köszöntése és szervizelése, akár kifinomult technológia használatával foglalkozik, a képzéssel foglalkozó vállalkozások hatékonyabb és termelékenyebb munkatársakkal rendelkeznek, és jobb ügyfélszolgálatot nyújtanak, mint azok, akik nem. Néhány üzleti kategória jogilag megkövetelt képzési követelményeket tartalmaz. A Microsoft Office Suite két lehetőséggel rendelkezik a munkavállalók képzésének nyomon követésére: Microsoft Excel vagy Microsoft Access. Az Excel-rendszert bárki tudja megvalósítani, aki alapvető táblázatos tapasztalattal rendelkezik. A hozzáférés azonban kifinomultabb módszereket biztosít a jelentések és nyomon követés számára.
Excel
Készítsen listát az edzéscímekről, amelyekről az alkalmazottak várhatóan befejeződnek. Adjon meg egy új táblázatkezelőt az alábbi oszlopfejlécek: "Első név", "Utónév" és a téma vagy a munkamenet neve minden további oszlopban, a lehető legtöbbet használva. Hozzáadhat egy oszlopot egy munkavállalói számhoz vagy más azonosítóhoz. Válassza ki a „Nyomtatási címek” parancsot a „Oldalbeállítás” csoportból a szalag „Oldalelrendezés” lapján, és hozza létre a „Cím” sort. Írja be a "$ 1: $ 1" mezőt a "Cím sor" mezőbe.
Adja meg az összes alkalmazott nevét és az azonosító számokat a megfelelő oszlopokban.
Válassza ki az "A1" cellát, és közben tartsa lenyomva a bal egérgombot, húzza az összes sor és minden oszlop kijelöléséhez, amelybe az adatokat beírja. Válassza ki a „Format as a Table” parancsot a „Home” fül „Styles” csoportjában. Ellenőrizze az "Adattartomány" mezőt, és jelölje be, hogy a "Saját tábla fejlécekkel" jelölőnégyzet van.
Jelölje ki azokat a sorokat és oszlopokat, amelyekbe a képzési dátumokat beírja. A „Kezdőlap” lapon válassza ki a kívánt számformátumot a „Szám” csoport „Általános” legördülő listájából. Mentse el a táblázatot.
Adja meg a megfelelő dátumot a megfelelő oszlopban és sorokban, amikor a munkavállaló elvégzi a szükséges képzést. A "Táblázat" formátum használatával a jelentések elkészítésekor oszloponként válogathat. Minden új adatbevitel után mentse el a táblázatot.
Hozzáférés
Hozzon létre egy új Access adatbázist. Nevezze át az "1. táblázatot" "Alkalmazott képzési rekordként" vagy egy előnyben részesített alternatív nevet. Nyissa meg a "Táblázattervezés nézetet" az "Otthon" lap "Nézet" csoportjából. Az első "ID" mező alapértelmezés szerint az elsődleges kulcs. A hozzáférés automatikusan megszámolja ezt a mezőt, vagy a "Field Properties" ablaktáblánál létrehozhat egy maszkot vagy más formázást, hogy megfeleljen az üzleti igényeinek, például hozzáadja a munkavállalói azonosító számokat.
Írja be ezeket a mezők nevét és bármely más mezőt a kívánt adatok, például az "Első név", "Utónév", "Képzési téma" vagy "Befejezett dátum" rögzítéséhez. A feljegyzendő egyéb mezők közé tartozik a "Grades", "Performance" és "Notes vagy Comments". Állítsa be a megfelelő adattípus és formátum tulajdonságait. Ne feledje, hogy a "Dátum" mező adattípusához válassza a "Dátum / idő" lehetőséget.
Mentse el a táblát. Váltás a "Táblázat nézet" -re a "Nézet" csoportban az "Otthon" lapon.
Válassza ki a "Form" varázslót az "Űrlapok" csoportból a "Létrehozás" lapon a design párbeszédpanel megnyitásához. A bal oldali oszlopból válassza ki a kívánt "rendelkezésre álló mezőt", és lépjen a "Kiválasztott mező" oszlopra az egyes mezők ">" gombjának megnyomásával, vagy a ">>" - ra, hogy az összes mezőt egyszerre mozgassa. Kattintson a "Tovább" gombra.
Az "Elrendezés" párbeszédpanelen válassza ki az űrlap kívánt elrendezését. Kattintson a "Tovább" gombra. A következő párbeszédpanelen adja meg a "Form" nevet, vagy tartsa az alapértelmezett egyezést a táblázat nevéhez. Döntse el, hogy elfogadja-e a varázsló által tervezett űrlapot, vagy módosítsa a tervet. Ha módosítja az űrlapot, kattintson a "Tovább" gombra. Ha az alapértelmezett tervet használja, kattintson a "Befejezés" gombra. Mentse el az űrlapot.
Töltse ki az egyes alkalmazottakra és az edzésre vonatkozó adatokat, amikor az információ rendelkezésre áll. Használja az "Űrlap" nézetet az adatok beviteléhez és a "Táblázat" nézetet az adatok szűréséhez és a jelentések létrehozásához. A rekordok automatikusan mentésre kerülnek az adatok bevitelekor.
tippek
-
Az Excel egyszerű kereséseket és jelentéseket tesz lehetővé, amelyek kizárólag a válogatáson alapulnak. A hozzáférés lehetővé teszi a kifinomult nyilvántartást és jelentéstételt, amely lehetővé teszi, hogy több szűrő hozzon létre jelentéseket az alkalmazottak, a képzések vagy bármely más mező vagy adat kiválasztása révén. A hozzáférési mezők neve nem lehet szóköz; készítsen egy egyszerű nyelvi feliratot a fejjelentés oszlopokhoz. Például a "TrainingSessionName" mező a "Training Session" felirattal jelenik meg a jelentésekhez.
Figyelem
Ne használjon szociális biztonsági számokat munkavállalói azonosító számként; ez megnyitja a vállalkozást az identitás-lopás felelősségére.
