Bárki, aki üzleti tevékenységet folytat, kihívást jelentett, hogy a munkavállalók megtegyék a megfelelő lépéseket a munkához. Ez különösen azokra a vállalatokra vonatkozik, amelyek termékeket gyártanak, vagy szolgáltatásokat nyújtanak, olyan kormányzati szerveket, amelyek kötelesek betartani a szabályozásokat és olyan szervezeteket, mint a kórházak, amelyek a betegek egészségével vannak megbízva. Hogyan kerülnek ezek az aggodalmak annak biztosítására, hogy az alkalmazottak kövessék a helyes lépéseket? A minőségbiztosítási eljárásokat írják le, amelyek meghatározzák az egyes munkavállalók szerepét az általános teljesítmény javításában.
Kezdjük a belső és külső minőség közötti különbség megértésével. A belső minőség arra utal, hogy a vállalat megpróbálja jobban megvalósítani a belső műveleteket, mint például a vezetés és a munkavállalók teljesítményének javítása. A külső minőség a vállalat azon erőfeszítéseire utal, hogy fenntartja a magas szintű elégedettséget.
A belső minőség javítására összpontosítson az írási eljárásokra. Hangsúlyozzuk, hogy a vállalaton belül - a támogató személyzettől a felső szintű vezetőkig - mindenkinek részt kell vennie. Ne feledje azonban, hogy ha valódi érdeklődést mutat az alkalmazottak új eljárásokra adott válaszai iránt, akkor valószínűleg ösztönözni fogja a munkavállalók bevonását, ami fokozza a morálot.
Vegye figyelembe a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) tanácsát, amely a gyártók és a szolgáltatók által használt minőségi szabványokról készült kézikönyveket tett közzé. A Praxiom Research Group Limited szerint, amely az ISO szabványokat értelmezi a nagyközönség számára, az ISO 9004 azt javasolja, hogy a vállalatok „olyan szociokulturális környezetet teremtsenek, amely támogatja a javulást.” Ez azt jelenti, hogy a vezetőknek tiszteletben tartása érdekében tiszteletben kell tartaniuk a támogató személyzetet. ossza meg a vállalati információkat az alkalmazottakkal, és hogy a felügyeletek ösztönözhetik a munkavállalókat, hogy jobban dolgozzanak a megfelelő példával.
Fejleszteni kell egy rendszert a minőségi folyamat javításának mérésére. Ismét az ISO 9004 ajánlja, hogy a vállalatok megtanulják, hogyan mérjék meg az ügyfelek elégedettségét és a munkavállalók szakmai fejlődését - a teljes minőségirányítási rendszer fő összetevőit.
Gondoljunk a GMP, a világ legjobb gyártói gyakorlatának vezetői által tett javaslatokra a minőségi eljárásokat író vállalatok számára. A GMP azt javasolja, hogy a vezetők megértsék az egyes munkákat, mielőtt írnának rá eljárásokat. Fel kell sorolniuk azokat a kulcsfontosságú lépéseket, amelyeket az alkalmazottaknak követniük kell, amikor konkrét munkájukat végzik.
Minőségi eljárások írása a mindennapi nyelven. A GMP szerint: „Az eljárás olvashatóságát rövid, egyszerű mondatok segítségével növelheti.”
Ismerje meg, hogyan kell csomagolni az eljárásokat, hogy a munkavállalók figyeljenek rájuk. Például a GMP azt javasolja, hogy tegyen további lépéseket a szemet gyönyörködtető oldalak, a tartalomjegyzékek, az indexek és a vonzó vizuális képek megtervezésére.
Használja a képeket a minőségi eljárások kézikönyvében vagy utasításaiban. Nemcsak a képek könnyebben megérthetik az utasításokat, de felhasználhatók a fontos pontok kiemelésére vagy más módon az alkalmazottak érdeklődésének felkeltésére.
