Ha elég szerencsés vagy, hogy több beszállítót is bízhat az üzlete iránt, meghívja Önt a drága ebédekre, és köszönetet mond az ajándékokkal, vigyázzon. Látszólag barátságos gesztusok, mint amilyenek a beszerzési döntések befolyásolásával, a beszerzés etikai vonalait átléphetik. Még ha nem is befolyásolják, csak a nem megfelelőség megjelenése árthat a saját és a cég hírnevének.
Etikai kérdések a beszerzésben
Az Ellátási Menedzsment Intézet három alapelvet fogadott el a beszerzési menedzserek és a munkavállalók számára, akik munkájuk során emlékeznek:
- Az integritás megőrzése a döntésekben és a cselekvésekben.
- Mindig törekedjen a munkáltató számára a legjobb érték elérésére.
- Maradjon hűséges az Ön szakmájához.
Ezekből az elvekből az ISM szabványokat dolgozott ki a beszerzési szakemberek számára, hogy kövessék a magas beszerzési etikát. Ezek a szabványok magukban foglalják a megfelelő ellátást a szállítókkal, és nem teszik lehetővé, hogy a beszállítók befolyásolják döntéseit. Egy másik szabvány az olyan megállapodások megkötése, amelyek kölcsönös megállapodást garantálnak, vagy olyan, amely ellentétes lehet a munkáltató érdekeivel.
Példák az etikátlan viselkedésre
Természetesen jó kapcsolatokat szeretne előmozdítani a beszállítókkal és a potenciális beszállítókkal. Azonban a látszólag ártalmatlan cselekedetek is példaként szolgálhatnak a közbeszerzésben bekövetkezett etikátlan viselkedésre.
Példa: Mindenkinek meg kell enni, így mi a kár az ebédelés során egy potenciális eladóval, hogy megvitassák a sajátosságokat?
Először is túlságosan barátságossá válhat, annyira, hogy üzletet akar folytatni ezzel a szállítóval, még akkor is, ha az árazás és a feltételek nem a legkedvezőbbek. Annyira kedves, hogy hajlamos rá, hogy az ő szavára vezesse, amikor olyan jó szállítási feltételeket ír le, amelyek igaznak tűnnek. Másodszor, hacsak nem ebédelsz minden egyes eladóval, aki közeledik hozzád, kedvességet mutatsz.
Példa: A potenciális beszállító az Ön cége által rendszeresen használt leltár árát kínálja. Cserébe Ön beleegyezik abba, hogy előzetesen értesíti őket arról, hogy más ajánlatok kerülnek ki az ajánlatokra.
Úgy tűnhet, hogy ez a helyzet ártalmatlan, mert még mindig adhatsz más gyártóknak ajánlatot, és azt tervezed, hogy minden ajánlatot tisztességesen mérlegelsz. Azonban, ha egy gyártó előzetesen értesítést küld, Önnek tisztességtelen előnye van annak, hogy több időt tölthet fel az ajánlatuk előkészítésére, és az ajánlatokat más gyártók előtt kapja meg. Talán megváltoztatja az ajánlatát, ha kevesebb időt kapna; talán nem. De nem igazságos, ha az egyik szállítónak bármilyen előnye van a többiek felett.
Példa: Egy olyan eladó, akinek a közelmúltban szerződést írt, küldött egy hálaadó ajándékot a kedvenc pálinkájáról, jegyeit egy sportjátékra vagy egy kis névjegyű kávézó ajándék kártyára. Mivel ez egy köszönöm ajándék, nem befolyásolta a döntést, így elfogadja.
Számos etikai kérdés merül fel az ajándékok elfogadásával, még a kis dollárértékekkel rendelkező ajándékokkal is. Igaz, ez nem befolyásolta a döntést, ha ez az első alkalom, hogy ezt a szállítót használja. De ha úgy dönt, hogy újra használod, hogyan tudod, hogy nem befolyásolja a gondolkodó ajándék? Úgy tűnik, hogy mások az iparágban, hogy esetleg befolyásolták. Akárhogy is, ismertté válik az ajándékok elfogadása, amely a beszerzési ügynöke óta a hírnevét és a cégét ismeri.
A közbeszerzési döntésekben az egyik kérdés, hogy fel kell tenned magadnak: Ez a tevékenység előnyös-e a cégem számára? Az ajándékok neked, nem pedig cégednek. Még akkor is, ha az ajándék a vállalat számára volt, inkább fáj, mint segít, ha a cég rossz hírnevet ad.
Magas etika biztosítása a beszerzésben
Ha Ön cég tulajdonosa vagy beszerzési menedzsere, lépéseket tehet annak érdekében, hogy a vállalat fenntartja az etikát a beszerzésben.
- Ismertesse a vállalat etikai kódexét a beszerzési osztály sajátosságaival.
- Ebből az etikából vonja be az összes beszerzőt az etikai és etikátlan cselekedetekre. Ez ideális hely a szerepjáték-szállító és a beszerzési ügynökök számára.
- Hagyja, hogy a munkavállalók tudják, hogy a menedzsment felülvizsgálja a közbeszerzési szerződéseket, és előre nem bejelentett ellenőrzésekre is sor kerül. Mindenképpen kövesse mindkettőt, így mindenki megérti és követi a vállalat álláspontját a beszerzési etikai kérdésekben.
