Az üzleti leveleket gyakran a referencia-kezdőbetűk beillesztésével zárják le. Ezeket a kezdőbetűket úgy tervezték, hogy a levél írójának, az aláírónak és a gépírónak a referenciájaként szolgáljanak. Számos vállalatnak szüksége van referencia-kezdőbetűk használatára minden üzleti levélben; mások nem.
Elhelyezés
Az üzleti levél legutolsó szakasza a referencia-kezdőbetűkre vonatkozik. Ezek a kezdőbetűk mindig egy betű alján helyezkednek el, két vonal az aláírási blokk alatt, és a bal oldali margóhoz igazodik. Előfordulhat, hogy egy vagy több referencia-betűkészlet van.
Részletek
Ezeket a rövidítéseket referencia célokra használják, így a betűk sorrendjének megértése fontos a levél olvasójának; lehet egy, két vagy három kezdőbetű. A betűk kezdőbetűinek első aláírása minden nagybetűvel történik, ezt követően pedig egy slash jel (/) vagy egy kettőspont (:). Ezután az író kezdőbetűit ismét megírják, minden nagybetűvel, majd egy görbe vagy vastagbél. A gépírók kezdőbetűit mindig utoljára helyezik, és kisbetűknek kell lenni.
Célja
A referencia kezdőbetűket használják a rögzítés módjaként, aki aláírt és gépelt dokumentumot írt. Ezek a kezdőbetűk lehetőséget nyújtanak arra, hogy a vállalkozások kivizsgálják a cég által küldött levelekkel kapcsolatos kérdéseket. Ha egy levélben félreértés következik be, az olvasó felfedezheti, hogy a levelet író személy eltér az aláíró személytől; az író elhagyták a dokumentumban szereplő levél aláírójának fontos elemeit.
Üzleti betűk elemei
Amikor egy cég üzleti levelet ír, az egyes szabványos elemeket tartalmaz. A legtöbb cég üzleti leveleket ír a levélpapírra. A gépíró írja a dátumot, a címzett címét és az üdvözlést. Ezt követően a gépíró írja a levél testét, a zárót és aláírási blokkot tartalmaz; A referencia kezdőbetűit az aláírási blokk részének tekintik. Az üzleti betűkben gyakran szereplő egyéb elemek egy referenciavonal, amely a levél célját, illetve a tekintetét, vagy a figyelemvonalat jelöli, amely biztosítja, hogy a dokumentum elérje a megfelelő személyt.
