Tegyük fel, hogy Ön egy vállalat vezetője, és több alkalmazottat felügyel. Azt szeretné, hogy a munkavállalók megértsék munkaköri feladataikat, mivel évente értékelniük kell munkakörüket. Úgy dönt, hogy segítene nekik, ha látnák a munkaköri felelősségeket egy folyamatábrán. Gyakran könnyebb megérteni egy folyamatot, ha látható egy képen vagy egy diagramban, valamint egy narratívában.
Szerezze be a folyamatábra-szoftvert, vagy ha kézzel kívánja ezt elvégezni, akkor az összes folyamatábrázoló szimbólummal ellátott folyamatábrát készíthet. Tanulmányozzuk a szimbólumokat, hogy megértsük, mit jelentenek a helyükön, így helyesen fogják használni őket a folyamatábra létrehozásakor. Miután megértette az áramlási diagramokat, az áramlási diagramok létrehozása egyszerű lesz.
Az egyes feladatok lépéseit időrendi sorrendben írja le minden egyes személy számára, akiket külön papírlapokon felügyel. Minden alkalmazottnak tekintse át az Ön által felsorolt lépéseket, és tájékoztassa Önt az esetleges elmaradt lépésekről, így hozzáadhatja őket a listához, és felveheti azokat a folyamatábrába.
A folyamatábrát használó szoftver vagy a sablon használatával készítsen egy folyamatábrát minden felügyelt feladathoz. Minden egyes lépést be kell illeszteni az egyes folyamatokba, amelyeket a második lépésben felvázolt. Egyszerűen rajzolhatja a megfelelő szimbólumot a feladat minden egyes lépésére a megfelelő sorrendben és a megfelelő helyen, ahol a lépés végrehajtásra kerül.
Adja meg az áramlási diagram első tervezetét az alkalmazottnak, aki teljesíti ezeket a feladatokat, és kérje meg a folyamatábra megjegyzéseit. Keresse meg azokat a lépéseket, amelyeket esetleg elszalasztottál vagy bármilyen rossz sorrendben lehet.
Vigye újra a folyamatábrákat a megjegyzéseket figyelembe véve azáltal, hogy végrehajtja a szükségesnek ítélt folyamatábra változásait. Ha nem ért egyet a munkavállalóval az észrevételekkel vagy a folyamatábra módosításával kapcsolatban, beszélje meg a munkatársaival, és magyarázza meg, miért nem ért egyet, és adjon neki lehetőséget, hogy válaszoljon. Tudhatnak valamit, amit nem vagy olyan betekintést vagy perspektívát kapnak a munkáról, amit nem, és ha megérti az ő álláspontját, akkor elfogadhatja a változtatásukat.
Adja meg a munkavállalóknak a kész folyamatábra másolatát a munkájukhoz. Szintén azoknak a munkáknak, amelyek egy folyamat részét képezik, érdemes megosztani a többi folyamatábrát az összes folyamatban lévő alkalmazottal, hogy megértsék a teljes folyamatot. Ez megkönnyíti a határokon átnyúló képzést, és lehetővé teszi, hogy a munkavállalók tudják, hogy a vállalkozás számára kritikus fontosabb folyamat részét képezik.
Helyezzen egy másolatot a folyamatábrákról egy gyűrűs iratgyűjtőbe a későbbi referencia- és képzési célokra.
