Az emlékeztető rövid feljegyzés egy olyan írásos kommunikáció, amely egy profi környezetben egy embercsoporttal megosztandó információkat rögzít. Bár a feljegyzések sokféle sablonban formázhatók, fontos, hogy a memo jelentős részeit is felvegye, hogy a feljegyzés hatékony kommunikációs eszközként szolgáljon.
Cím
A feljegyzésnek olyan címet kell tartalmaznia, amely meghatározza a feladót, a címzettet, a dátumot és a témát. Ha egy személy nevét a memo-ba helyezi, írja le a munkaköri címet. Adja meg saját nevét a "From" mezőben. A fejléc a szöveg előtti feljegyzés tetején megy. Ha a feljegyzés sürgős, az irodájában szokásos gyakorlat, hogy írja be a „Sürgős” szót a címsor tetején.
A cím után megjelenő áttekintés röviden elmagyarázza a feljegyzés tartalmát. Az áttekintésben mutassa be a feljegyzés célját, hogy bemutasson egy ötletet, vagy válaszoljon egy adott feladatra. Az áttekintés az olvasó számára alapvető elképzelést ad arról, hogy mit tartalmaz az emlékeztető, így eldöntheti, hogy azonnal vagy később olvassa el a feljegyzést.
Kontextus
A feljegyzés kontextusának részlete a bemutatott információk hátterét adja. Ez segít az olvasó számára, hogy megértse a memo kapcsolatát az üzleti ügyekkel. Például írhat: "A fejlett technológiai protokollok miatt …" Ez a kifejezés, és mások, mint az, segítenek az olvasónak, hogy az emlékeztetőt kontextusba hozza azzal, hogy mi történik még az üzletben.
Feladatok és határozatok
Ha az emlékeztető célja, hogy elmagyarázza azokat a feladatokat, amelyeket a kontextusnak megfelelően fog végrehajtani, akkor ezt a feljegyzés következő részében is megteheti. Például azt mondhatja: "Meg fogom vizsgálni a technológiai piackutatást …" Ez az olvasónak ötletet ad a következő lépésekről. Ha az emlékeztetőnek egy állásfoglalást kell előterjesztenie, akkor írhat: "A megállapításai azt a következtetést vonják le, hogy az új technológia nem előnyös cégünknek, mert …"
Részletek
Néhány emlékeztető részleteket tartalmaz. Ha statisztikákat, adatokat vagy piackutatási információkat kell tartalmaznia, adja meg ezeket a részleteket egy új bekezdésben. Ezeket a támogató ötleteket az emlékeztető beszélgetési részeként ismerik.
Következtetés
Húzza le a feljegyzését egy rövid következtetéssel, amely elmondja az olvasónak, mit remél, hogy elolvasta. A záró szegmensnek meg kell adnia az olvasónak, hogy üdvözli a kérdéseket vagy észrevételeket vitára.
Mellékletek
Ha a feljegyzésben a grafikonokra, diagramokra, házirendekre, jelentésekre, percekre vagy egyéb üzleti dokumentumokra hivatkozik, csatolja őket a jegyzet hátoldalához. Az alsó lapon jegyezze fel, hogy egy vagy több dokumentum csatolva van.
