Amikor egy üzletet futtat, elengedhetetlen, hogy professzionális és udvarias módon válaszoljon a telefonokra. A telefon továbbra is az elsődleges kommunikációs eszköz a legtöbb vállalkozás és ügyfelei között. Ha olvassa az ügyfelek által generált véleményeket a vállalkozásokról, észre fogod venni, hogy az ügyfelek általában egy általános véleményt alkotnak a telefonon való kezelésük alapján. Az ügyfelek megítélése alapján a csengetések száma előtt hívások érkeznek, hogyan fogadják őket a telefonon, mennyi ideig tartják a várakozást, és hogy elégedettek-e a hívás végén.
Vedd fel a telefont a harmadik gyűrű előtt. Bár ez nem minden alkalommal lehetséges, ez az általános cél. Az ügyfelek nem professzionálisnak tekintik, ha a hívásokat nem válaszolják azonnal. Még ha nem is juthat el a híváshoz, legalább üdvözölje az ügyfelet, és kérje meg, hogy tartsa egy pillanatra.
Válaszolja a telefont professzionális módon. A legtöbb vállalkozás esetében a szabványos üdvözlés a legjobban működik, és esetleg egyetemes vállalati irányelvet kell kiadnia, ahol minden telefonhívást ugyanúgy válaszolnak. Használjon egy egyszerű üdvözletet, amely tartalmazza a cég nevét, és megkérdezi, hogyan segíthet. Például, mondhatnánk valamit a következőnek: "Jó estét és köszönöm, hogy hívtad a XXX céget. Hogyan segíthetek?"
Hallgasson aktívan, amíg az ügyfél beszél. Az ügyfelek bosszantanak, amikor nem érzik, hogy a másik személy figyelmet fordít rájuk, vagy többször is megkérdezik, hogy ismételjék meg azt, amit éppen mondottak. Kerülje a multitasking-ot a telefonon, és ügyeljen az ügyfélnek.
Mosolyogva beszélgetés közben. Amikor mosolyogsz, kellemesebb leszel a telefonon, és az ügyfelek pozitívan válaszolnak erre. Mindemellett mindig kellemes és udvarias marad, még akkor is, ha az ügyfél iris és nem elégedett.
Beszéljen lassan és világosan, miközben elmagyarázza a dolgokat az ügyfélnek. Az ügyfelek nem akarják érezni, hogy rohannak, mintha megpróbálná őket leállítani a telefonról. Különösen fontos, hogy lassan és világosan beszéljünk, miközben megmagyarázzuk a hosszadalmas folyamatokat, vagy túlmutatnak a vállalati irányelveken. Szeretné alaposan megmagyarázni magát, hogy az ügyfél teljes mértékben megértse, és ne maradjon meg maradandó kérdések.
