A leendő ügyfél és egy ügyvédi iroda közötti első kommunikáció rendszerint telefonon történik, amelyet egy recepciós kezeli. Ennek eredményeképpen fontos, hogy a cég recepciósja mindig profi és udvarias legyen. A professzionalizmus fenntartása azonban néha kihívást jelenthet, különösen azok számára, akik naponta nagy mennyiségű hívást válaszolnak. Vannak azonban bizonyos elvek, amelyeket mindig egy ügyvédi iroda hívásakor kell követnie.
Kezdeti hívásbevitel
Mindegyik hívást az ügyvédi iroda nevének bejelentésével, nevével azonosítva és érdeklődéssel érdeklődve hívhatja meg. Például: „Jó reggelt, ez az X és Y ügyvédi iroda, Jane beszél, akivel beszélek?” Miután azonosította a hívó nevét, kérdezze meg: „Hogyan segíthetek ma Z. asszonynak”, és a beszélgetés hátralévő részében nevezze meg a hívó nevét. Az egyes hívások során a jegyzetelés hasznos lehet, különösen a nevek tekintetében. Tartson pozitív hangot a beszélgetés során, legyen türelmes, és soha ne veszítse el a türelmét. Kerülje a zsargon, szleng vagy nem szavak használatát, mint például a „uh huh” és „um”.
A hívó igényeinek azonosítása
Nagyon fontos, hogy szorosan figyeljen egy hívóhoz, és azonosítsa az igényeit, és világos és tömör módon adja meg neki a kért információkat. Minden hívó segítséget kér a szükséges információk megszerzéséhez vagy a megfelelő személy megtalálásához, akivel beszélni.
Útvonal hívása a megfelelő személyhez
Ha a hívó fél az ügyvéd által legjobban rendelkezésre bocsátott információkat kéri, tájékoztassa a hívó félt, hogy beszélni kell valakivel, és kérje meg, hogy tartsa tovább az átutalást. Lépjen kapcsolatba az ügyvédjével, akinek szándékában áll átadni a hívást, nevezze el a hívó nevét, közli a hívás célját, és átadja a hívást, ha az ügyvéd elérhető. A hívó félnek 45 másodpercnél hosszabb ideig nem szabad maradnia. 45 másodperc múlva kérdezze meg a hívót, ha továbbra is meg akarja tartani, szeretné visszahívni, ha egy ügyvéd elérhető, vagy ha később szeretne visszahívni.
Hívás befejezése
Mielőtt befejezné az egyes hívásokat, érdeklődjön, hogy a hívás befejezése előtt további segítségre van-e szüksége. Köszönöm a hívónak az ügyvédi irodát. Ritkán lehetséges, hogy egy törvényes recepciós meggyőzze a potenciális ügyfelet ügyvédi iroda felvételéről, de a recepciós nagyon könnyen elveszíthet ügyfelet egy ügyvédi iroda számára, mert szakszerűtlen, durva vagy elgondolkodó.
