Nehéz nyomon követni egy vállalkozást, ahogy növekszik. Még inkább zavaró lehet, ha megpróbálja megérteni, hogy a szerkezet hogyan változott az idő múlásával, például a bővítés vagy az adminisztratív változtatások révén. A folyamatok feltérképezése segít a menedzsmentnek a változások diagramon keresztül történő megjelenítésében. Annak érdekében, hogy a diagram pontos legyen, bizonyos szabályokat kell követni a folyamat térkép létrehozásakor.
Adja meg a diagram szimbólumokat
Minden folyamat térképnek van egy sor szimbóluma, amelyek különböző feladatokat képviselnek. Mielőtt elkezdené építeni a folyamat térképét, ezeket a szimbólumokat meg kell határozni. Az oválisok például a folyamat végén vagy a kimenetnél jelennek meg a folyamat végén. A dobozok vagy téglalapok feladatokat vagy tevékenységeket mutatnak, amelyek a folyamat során zajlanak. A nyilak mutatják az irányáramlást, és a gyémántok pontokat jeleznek a folyamatban, amikor a kérdéseket feltették, vagy döntést kell hozni. (Például lásd a forrásokat.)
Határozza meg a folyamatot
Határozza meg, hogy hol kezdődik a folyamat, és hol végződik. A folyamat-térképezés általában akkor történik meg, amikor megváltoztatja az emberek munkájának módját, például egy automatizált folyamat hozzáadásával, amikor a vállalat egy másik vállalathoz egyesül, amikor új termékcsaládot vezet be, és meg kell értenie a hatását a személyzet, a feladatok és a technológiák, valamint a költségek csökkentése és a hatékonyság növelése érdekében. Határozza meg, hogy mit kezd, mikor kezdődik, amikor véget ér, és adja meg ennek megfelelően a folyamat térképét.
Sorolja fel a lépéseket
A lépések elegendő információt vagy részletgazdagságot mutathatnak. Bármelyik utat választja, tartsa egyszerűvé a megfogalmazást. Írjunk minden lépést az „ige-objektum” formában, mint például a „cselekvési terv”.
Hozzon létre egy sorozatot
A Post-It jegyzetek vagy indexkártyák használatával térképezzük a lépéseket balról jobbra egy diagram formájában. Ne aggódj a nyilak vagy számok rajzolására. Ez megtörténik, ha vizuális képet kap arról, hogy milyen lesz a térképe.
Rajzolja a diagramot
Rajzolja meg a szimbólumokat az egyes alakzatokra már felvázolt szabályok alapján - például az ovális bemenetek és kimenetek. Miután a szimbólumok a helyükön vannak, rajzolják meg a nyilakat. Ha egy alakzat egynél több nyílra szólít fel, szükség lehet arra, hogy a gyémánt döntést hozza, hogy ha elérje ezt a lépést, tudni fogja, hogy vannak alternatívák, amelyeket figyelembe kell venni. A diagram rajzolásakor használjon rendszermodell-megközelítést, ahol minden lépés egy nyíllal kapcsolódik a következő lépéshez vagy eredményhez. Győződjön meg róla, hogy a modell teljes, és tartalmaz megfelelő információkat.
