Az irodai eljárások fejlesztése előnyös az irodában vagy az üzleti életben, segítve Önnek és vezetői csapatának, hogy szabványosítsa az egyes műveleteket. Az irodai eljárások segítenek a szolgáltatás kiválóságának fenntartásában, és útmutatóként szolgálnak a szolgáltatás minőségének biztosításához szükséges információk nyújtásában. A világos és pontos eljárások megteremtése a tartalom tervezésének egyszerű sorrendjének követésével, az eljárások írásával, a kézikönyv vagy az útmutató elkészítésével, valamint az eljárásokon végrehajtott összes módosítás nyomon követésével érhető el. Az irodai eljárások írhatók egy adott irodai funkcióhoz vagy az egész iroda irányításához.
A szükséges elemek
-
Szalagos felvevő (opcionális)
-
Notebook és szövegszerkesztő
-
Naptár vagy ütemező
Írja le, hogy miért írja az eljárásokat, és ki fogja használni az eljárásokat. Határozza meg, hogy milyen gyakran használják az eljárásokat vagy az eljárások részeit. Különös segítséget nyújt a dokumentációs erőfeszítések összpontosítása és strukturálása.
Hozzon létre egy ütemtervet az elvégzett feladatokkal kapcsolatos információk összegyűjtésére és a feladatok végrehajtásának gyakoriságára. Interjú a feladatot teljesítő szakértőkkel, és jegyezze fel a feladatok elvégzéséhez végrehajtott lépéseket. Ha a lépéseket a semmiből készíti, rajzoljon egy egyszerű folyamatábrát azokról a lépésekről, amelyeket a személyzet a feladat elejétől a végéig követ.
Határozza meg, hogy mikor lesz a dokumentum, és hogy papír vagy online formátumban lesz. Gyakorlati okokból a papíron végzett eljárások ideálisak, mert könnyű referenciaként szolgálnak, és hasznosak az eljárás során. Fájlszerkezet és egyszerű fájlnevezési konvenció hasznos az eljárások létrehozásakor.
Oszd meg az eljárásokat a függvények szerint. A funkcióspecifikus feladatok létrehozása egy személyt vagy osztályt jelent, aki feladatot teljesít.
Írja be az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges eljárási lépéseket. A 2. lépésben írt vagy rögzített interjú megjegyzések segítségével írja le a tevékenységet egymás után, hogy bárki képes legyen sikeresen elvégezni a tevékenységet és a feladatot. A feladatok teljes dokumentálása után végezze el a helyesírás-ellenőrzést és vizsgálja felül a teljes tartalmat. Ideális, ha egy vagy két szakértő ellenőrzi a dokumentum tervezetét a pontosság érdekében.
Végezze el a szükséges javításokat, és készítsen egy második, vagy végleges tervezetet. Figyelembe véve a dokumentum kézbesítési dátumát, végezze el a dokumentum végső ellenőrzését, majd készítse el a nyomtatási vagy online referencia végleges dokumentumát. Helyezze a másolatot egy háromgyűrűs kötőanyagba, hogy az oldalak cseréje egyszerű legyen, amikor frissítéseket végez.
tippek
-
A meglévő információk vagy feladatok folyamatábrái használata csökkenti az eljárások fejlesztéséhez szükséges időt és segít biztosítani, hogy a működési hibák minimálisak legyenek.
Átlagosan körülbelül hat hétig tart a dokumentáció és a felülvizsgálati folyamat befejezése.
