A vállalatok irodai adminisztrációs eljárási kézikönyveket használnak az alkalmazottak képzésére, szoftverek létrehozására vagy megvásárlására, valamint az irodai hatékonyság növelésére. A szoftver az irodai műveletek nagy része, és olyan eljárásokat igényel, amelyek meghatározzák a számítógépes műveleteket, mint például a biztonság, az adatbázis-létrehozás és a hozzáférés, az e-mail protokoll és a vírusvédelem. Az eljárások kézikönyve gyakran tartalmaz olyan folyamatábrákat, amelyek segítenek az irodai igényeknek megfelelő szoftverek létrehozásában vagy vásárlásában.
Az iroda rendszergazdái felelősek a nyilvántartások és dokumentumok feldolgozásáért és kezeléséért; ülések, konferenciák és különleges események előkészítése; utazási megállapodások készítése; és kommunikálni az ügyfelekkel, a menedzsmenttel, a beszállítókkal és a személyzetgel. Egy hatékony eljárási kézikönyv leírja az irodai gyakorlatokat a lehető legrészletesebben. Az új alkalmazottnak az irodai eljárásokkal kapcsolatos információkhoz kell fordulnia a kézikönyvhez.
A szükséges elemek
-
3-gyűrűs kötőanyag
-
Szófeldolgozó szoftver
Hogyan írhatunk adminisztratív irodai eljárásokat
Az eljárások azonosítása
Az irodai adminisztrációs eljárás kézikönyv több eljárásból áll. Kezdje a legmagasabb szintet, a leggyakoribb eljárásokat, és dolgozzon a legrészletesebbre. Magas szintű folyamatábra kell lennie, amely jelzi, hogy az egyes eljárások hogyan illeszkednek az adott kategóriába. A folyamatábrák nagyon egyszerűvé teszik az új alkalmazottak képzését, mivel ez grafikus ábrázolás a munkafolyamatukról. Az alábbi példa néhány irodai eljárás egyszerű példája.
1. Irodai nyilvántartások
1.1. Beszerzési kellékek 1.2
1.3. Mail kezelés
1.3.3 Levelek fogadása -> 1.3.4 Levelezés rendezése -> Azonnali reagálást igényel? -> Igen -> Sürgősen jelölje be -> Nem -> Ne jelölje -> Szállítás
A kézikönyv írásakor adja meg az egyes alfejezetekre vonatkozó írásos adatokat. Például:
1.3.3 Levelek fogadása Az e-mailt a postafiókban rendezik, és minden egyes postafiókba 10 óráig szállítják. Az irodai asszisztens felveszi a levelet, rendezi (lásd 1.3.4), és meghatározza, hogy a levél azonnali választ igényel (lásd 1.3.5).
Gyűjtse össze az eljárási információkat
Ez az írási folyamat legfontosabb lépése, és a legtöbb időt igényli. Győződjön meg róla, hogy megérti az Ön által leírt eljárást és a projekt hatókörét. Ismerje meg az eljárás közönségét, és hogyan illeszkedik a magasabb szintű eljárásokhoz. Kik az eljárás szállítói? Kik a tulajdonosok és a tárgyak szakértői? Kik az ügyfelek? Ha tisztában van a fentiekkel, kövesse az alábbi lépéseket:
- Írj egy interjúkérdést. Mit kell tudni, hogy részletes eljárást írjon?
- Végezze el az interjúkat és dokumentálja az eredményeket.
- Hozzon létre egy folyamatábra, amely a folyamat, a munka lépések és a kimenet bemenetét mutatja.
- Tekintse át a folyamat-tulajdonosokkal létrehozott folyamatábrákat a pontosság érdekében.
Írjon egy kézikönyvet
Válasszon egy formátumot a kézikönyvhez, és gondoskodjon arról, hogy a menedzsment elfogadja ezt a formátumot. Vázolja meg a teljes kézikönyvet. Nem szeretné átírni a kézikönyvet, mert nincs megegyezés a formátumban vagy a tartalomban. Használjon 3-gyűrűs kötőanyagot, hogy a változtatások és frissítések könnyen elvégezhetők legyenek. Minden egyes dokumentált eljáráshoz mellékelje a következőket:
- Cím
- Bevezetés
- Áttekintés
- Felülvizsgálat dátuma
- Eljárás tulajdonosa - A megfelelő címeket használja, és ne használja a személyneveket
- Folyamatábra lépésről lépésre
- Definíciók
- Az eljárásban használt anyagok vagy szoftverek
- Illusztrációk, táblázatok, táblázatok és grafikák
Áttekintés és szerkesztés
Ellenőrizze a kézikönyvet a felelős vezetőség, az eljárás tulajdonosa és az eljárás ügyfele. Ha az ügyfél a szervezeten kívül van, ellenőrizze a felügyeleti engedélyt.
Lehet, hogy valaki más, mint a szerző, a folyamat minden egyes lépésében végigkísérte annak pontosságát és teljességét. Ha jogi korlátozások vannak, győződjön meg róla, hogy a belső jogi szervezet felülvizsgálja a megfelelőségi útmutatót.
Elemezze és javítsa ki a felülvizsgálati folyamat során talált hiányosságokat, és írja be a végleges verziót. A dokumentum közzététele előtt a megfelelő szintű aláírásokat a megfelelő szinten kapja meg.
Jelöljön ki egy, a frissítés dokumentálásáért felelős személy tulajdonosa.
