A szervezeti változás kemény, de ami még nehezebb, a változások közlése az alkalmazottakkal. Sok vezető megijedt a megfelelő hangon, amikor az első bejelentést hozza, de számos más kérdést is figyelembe kell venni. A változások bejelentésében és végrehajtásában kulcsfontosságúak a munkavállalók kérdéseire való válaszadás, az aggodalmakra való válaszadás és a bizonytalan időkben folyó kommunikáció megtartása.
Készítsen világos kommunikációs tervet. Készítsen listát mindazról, amit a szervezeti változásokról az alkalmazottaknak közölni kell. A kérdések megválaszolása és a válaszok készenléti előkészítése. Adja meg azokat a pontokat, amelyeket a kezdeti bejelentésben meg fog jelenni, valamint azt, hogy hogyan fog tovább kommunikálni a munkavállalókkal a változásokról, amikor megkezdődnek. Ossza meg vagy hozza létre ezt a tervet másokkal a vezetői pozíciókban, hogy következetes üzeneteket nyújtson a munkavállalóknak a változás során.
Magyarázd el az alkalmazottaknak, hogy mi okozta a szervezeti változást. Ismertesse a vállalat által tapasztalt konkrét problémákat, beleértve, hogyan és miért kell foglalkozni. Ha a vállalat alacsony nyereséggel, megnövekedett költségekkel vagy rossz munkavállalói morálral küzd, ezt magyarázza el a munkavállalóknak.
Adja meg a munkavállalóknak, hogy a szervezeti változás hogyan javítja a vállalatot. Jelölje ki, hogyan fog pozitívan befolyásolni a vállalat egészét (például a nyereség növelésével vagy a vállalat hírnevének javításával). Hangsúlyozzuk, hogy ezek a változások maguknak milyen előnyökkel járnak az egyes munkavállalók számára. Továbbra is hangsúlyozza a terv előnyeit a bejelentést követően is.
Adjon munkavállalóknak egy időkeretet a változáshoz. Mondd el nekik, mikor kezdődnek a változások és mennyi ideig fognak tartani. Ha bizonytalan a pontos időkeret, legyen őszinte, és engedje meg, hogy a munkavállalók tudják, mikor várhatnak választ.
Ossza meg saját kétségeit és kérdéseit. Ha van információ a változásról, amely bizalmas vagy még nem oldódott meg, mondja el a munkatársaknak, hogy többet tudni fog nekik, amint tudsz, és próbálj meg nekik adni egy időt, amikor válaszokat várhatnak a spekuláció csökkentésére.
Adjon lehetőséget a munkavállalóknak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel, vagy kétségeket vagy nehézségeket mutassanak a változásokkal kapcsolatban. Kérje meg a munkavállalókat, hogy rendszeresen beszéljenek Önnel vagy más vezetőkkel a folyamat során felmerülő aggályokról. Válaszoljon olyan nehéz kérdésekre, amennyire csak lehet.
A változások bekövetkezésekor gyakran kommunikáljon a vezetőkkel és a munkavállalókkal. Adjon meg minden olyan új információt, amely azonnal felmerül. Értesítse a munkavállalókat, ha a terv megváltozik, és magyarázza el, miért változott. Legyen olyan nyitott, amennyire csak lehetséges a folyamat során, hogy a munkavállalók ne érezzék, hogy a sötétben vannak.
