A pontos jegyzetek konferenciahívás közben történő megtartása biztosítja, hogy egyértelműen rögzítsük, hogy mit tárgyaltak. Jobb, ha a hallgatás során a lehető legrészletesebben jegyzeteket készít, mint hogy megpróbálja eldönteni, mi fontos a hallgatás során. A későbbiekben mindig visszaléphet, és kihúzhatja a fontos kiemeléseket, de a korai megjelenés látszólag jelentéktelen részlete később fontosabb lehet a beszélgetés során.
Rögzítse a hívást
Számos konferenciahívási szolgáltatás lehetővé teszi a hívások rögzítését. Felvétel közben figyelmeztetnie kell az összes résztvevőt, hogy a hívást a hívás elején rögzíti. A hívás rögzítése lehetővé teszi, hogy visszatérjen és a hívást annyiszor nézze át, amennyire csak szüksége van, és ne hagyja ki a fontos részleteket. Azok a módszerek, amelyekre a hívást rögzíthetjük, a szolgáltatótól függően változhatnak. Kérjen utasításokat a konferenciahívások rögzítésére a szolgáltatótól.
Hívja a résztvevőket
Jegyezze fel, hogy ki a hívás kezdete után a konferenciahívás. Ügyeljen arra, hogy ki mondja meg, mi a hívás alatt, és fontos megjegyzéseket adjon ki a megjegyzésekben szereplő személynek. Kövesse nyomon minden olyan feladatot vagy projektet, amelyet az egyének vállalnak a hívás során, és jegyezze fel, hogy kinek van megbízása. Ha megvitatják, vegye fel a megjegyzéseket arról is, hogy mit jelent az egyes feladatok.
A beszélgetés témái
Kövesse nyomon minden egyes beszélgetés témáját, valamint az egyes témaköröket. Ha van egy felhívás napirendje, vegye figyelembe, hogy mely témákat vették figyelembe és mit tárgyaltak. A napirend a jegyzetek durva vázlataként szolgálhat. Jegyezze fel a hívás során bemutatott frissítéseket, híreket, megoldásokat és ötleteket. A természetes beszélgetés meglehetősen kicsit ugrik, de a jegyzetek témakör szerinti formázása hasznos lesz azok számára, akik felülvizsgálják őket.
Végleges megjegyzések formázása
Az eredeti jegyzetek valószínűleg zavartnak tűnnek a hívás befejezése után. A feljegyzéseket a hívás különböző témáira vonatkozó szekciókba rendezheti. Határozza meg, ki beszélt a jegyzetek formázásakor. Rövid összefoglalót is tartalmazhat, amely kiemeli a hívás során elért eredményeket vagy döntéseket, vagy a főbb tárgyalási pontokat. Ez az összefoglaló a dokumentum elejére kerüljön. Létrehozhat egy másik szakaszt is, amely felsorolja, hogy mely feladatokat rendelték el a hívás során, és ki felelős azokért. Ez lehetővé teszi a magas rangú tisztviselők számára, hogy gyors tájékoztatást kapjanak arról, hogy mi történt a hívás során, anélkül, hogy a részletes megjegyzéseket el kellett volna olvasnia.
