A sikeres recepciósok képesek lesznek több feladat elvégzésére, ugyanakkor pozitív benyomást keltenek a vendégeik, a látogatók és a potenciális alkalmazottak számára. Akár egy kis szakmai szolgáltató cégnél, akár egy nagy multinacionális vállalatnál dolgozik, a megfelelő szervezeti készségek a kulcs a hatékony recepció fenntartásához. A legjobb recepciós szervezet ötletek egyszerűsítik a rutin feladatokat és hatékonyabbá teszik a vendégszeretetet.
Gyors útmutató
Gyors referencia útmutatók létrehozása a rutin információkhoz, például a gyakran hívott számokhoz, az irodai számokhoz és a telefonkiterjesztési listákhoz. Laminálja ezeket az útmutatókat, hogy könnyen kezelhetővé és gyorsabbá tegye őket. Helyezze ezeket az útmutatókat egy szervezett fájlba, ha nincs aktív használatban. Fontolja meg ezen útmutatók további példányainak kérését. Ezek az útmutatók hatékonyabbá teszik, és segíthetnek felgyorsítani a rutinfeladatokat, mint például a hívások átvitele.
Kulcsmeghatározások
Készítsen egy listát a várt látogatókról a találkozó időpontja szerint. Helyezze be a személy nevét, akinek az érkezéskor értesítenie kell. Ez a lista lehetővé teszi az üdvözlő nyilatkozatok testreszabását a látogatóknak. Például amikor egy vendég megérkezik, azt mondhatjuk: "Üdvözöljük, Mr. Smith. Ms. Epps izgatott a találkozójáról." Ez a fajta üdvözlés üdvözli a vendégeket, és segíthet a találkozó eredményeinek javításában. Ez a személyre szabott üdvözlet különösen hasznos a munkavállalói interjúk során. Ha egy potenciális munkavállaló üdvözölte magát, akkor könnyebben lesz az interjúja számára, és kedvezőbb helyzetben lesz a vállalat számára.
Törés forgatás ütemezése
Győződjön meg róla, hogy megfelelő biztonsági mentés áll rendelkezésre, hogy szünetel vagy betegnapok idején fedezze a feladatait. Készítsen "csaló lapokat", amelyek felvázolják azokat az alapvető feladatokat és funkciókat, amelyek az Ön számára kitöltő számára adhatók. Fontolja meg egy hivatalos menetrend létrehozását, amely a vállalati különböző részlegek között lefedi a lefedettségi feladatokat. Ez a rotációs rendszer több kapcsolatot biztosít az üzlet több részével, ami megkönnyíti a jövőbeni kérdések irányítását.
Cégkönyvtárak
Hozzon létre egy vállalati scrapbookot, amely kiemeli a pozitív híreket és a vállalati tevékenységeket. Vigye be ezeket a könyveket, amikor leállt, és helyezze őket a várakozó területre a látogatók számára. Ezek a könyvek konstruktív módon biztosítják a látogatók számára, hogy átadják az időt, amíg várják a kinevezésüket, és segíthet nekik abban, hogy egyidejűleg jobban megismerjék cégét. A vendégek elfoglaltságával megtarthatja figyelmét más feladatokra és telefonhívásokra, ami növeli a szervezeti hatékonyságot.
frissítők
Tartsa a frissítőket könnyen megközelíthető helyen a recepción. Telepítsen egy kis hűtőszekrényt a hideg italok tárolásához az íróasztal alatt vagy a várakozási területen. Egy csésze kávéfőző van elérhető, valamint a hagyományos kávétermékek, például a cukor és a tejszín. Helyezzen egy tálcát sült árucikkekre a recepció számlálójára, vagy egy tál kemény cukorka. Ha ezeket a frissítőket bezárja, meleg fogadtatást biztosíthat cégének vendégének anélkül, hogy el kellene hagynia a recepciót.
