Akár eladók, akár szolgáltatások és szakértelem értékesítése, a késedelmes számlák fizetését kérő levelek az üzleti tevékenység szükséges részét képezik. Néha az embereknek egyszerűen emlékeztetni kell az adósságukra. Más esetekben az ügyfelek célzottan elkerülhetik kötelezettségeiket. Az első esetben ezek a levelek felgyorsíthatják a fizetendő összeg kifizetését; az utóbbiban segíthetnek bizonyítani, hogy milyen lépéseket tettek a hivatalos gyűjtési erőfeszítések megkeresése előtt, ami segíthet abban, hogy uralkodjon a bíróságon. Minden esetben a leveleket világosan, tömören és udvariasan, szakszerűen kell megfogalmazni
Adja meg az egyenleget
A levél bevezető részében egyértelműen fel kell tüntetni az esedékes egyenleget. Egy egyszerű tisztelgés után (például „Kedves Mr. Smith”) nyissuk meg a levelet, és szívélyesen emlékeztessük az olvasót a pontos összegre. Használjon olyan nyilatkozatot, mint például: „Ez a levél arra hívja fel a figyelmet, hogy emlékezteti Önt az ABC Corporationnek fennálló fennálló egyenlegére. A feljegyzések azt mutatják, hogy a fiókja késedelmes, 56,39 dollár összegben. ”Mielőtt elkészítené ezt a részt a levélben, ellenőrizze a pontos összeget, amellyel fizetendő. Csatolja a fennálló számla egy példányát a levélhez, és hivatkozzon a melléklethez.
Ismertesse a visszafizetés elfogadható formáit
Az adósság jellegétől, a vállalati számlázási politikától és attól függően, hogy milyen gyorsan szeretné visszafizetni a tartozást, az elfogadható fizetési mód egy másik fontos részlet, amelyet egyértelműen meg kell jelölni. A készpénz a nyilvánvalóan gyorsabb, mint a személyes ellenőrzés törlése, de attól függően, hogy mekkora összegű, nem lehet ilyen módon visszafizetni. Hasonlóképpen, nem minden vállalkozás fogad el hitelkártyát, és a vállalatok elfogadhatnak egy kibocsátó kártyát, de nem egy másik kártyát. Mindenesetre tartalmazzon egy olyan nyilatkozatot, mint például: „A fizetés készpénzzel, csekk vagy hitelkártyával történhet. Elfogadjuk a Visa vagy a Mastercard kártyát. Az ellenőrzéseket a Kifizetendő számlákra is ki lehet állítani. ”
Nyilvánvalóan állítsa be a határidőt
Ne hagyja a visszafizetés iránti igényt nyitva a tolmácsoláshoz. Használjon olyan nyilatkozatot, mint például „Kérjük, adja meg ezt az egyenleget 10 munkanapon belül, vagy azonnal lépjen kapcsolatba irodánkkal, hogy fizessen telefonon.” A határidő megadása nemcsak megismétli az olvasó sürgősségérzetét, hanem időt is nyújt Önnek, amikor fizetésre számíthat, és lehetővé teszi, hogy fontolja meg, hogy mit kell tennie, ha a kifizetés nem történik meg az ablakon belül.
A késleltetés állapotának következményei
Ha a fizetés további késedelme miatt bármilyen következmény áll fenn, jelezze azokat a levél lezárásakor. Gyakori következménye a hivatalos bírósági eljárás megindítása az összeg bíróságon történő behajtására. Egyéb következmények lehetnek a vita felemelkedése a szervezetben vagy a szolgáltatások megállításában. Ha a levél egy utolsó figyelmeztetés, használjon olyan nyilatkozatot, mint például: „Ez az utolsó értesítés, amelyet megkap. Ha a levél megérkezésétől számított 10 napon belül nem kapjuk meg a teljes kifizetést, minden jogorvoslatot keresünk az adósság behajtására. ”
